Das richtige Rechnungsprogramm zu finden ist nicht immer einfach – denn jede Rechnungssoftware bietet andere Funktionen. Als Unternehmer und Gründer müssen Sie daher zuerst abwägen, welche Funktionen Ihr Rechnungsprogramm erfüllen sollte.
Die neun wichtigsten Funktionen sind folgende:
1. Versteuerungs-Option im Rechnungsprogramm
Als Regelunternehmer unterliegen Sie entweder der Soll-Versteuerung oder der Ist-Versteuerung. In den Einstellungen Ihres Rechnungsprogramms sollten Sie daher auswählen können, nach welcher Versteuerungsart Sie an das Finanzamt berichten müssen.
Bei der Soll-Versteuerung wird Ihre Umsatzsteuer sofort zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung fällig. Im Gegensatz dazu müssen Sie bei der Ist-Versteuerung Ihre Umsatzsteuer erst zum Zeitpunkt der Zahlung Ihrer Rechnung abführen.
2. Rechnungsprogramm mit Kleinunternehmer-Funktion
Sind Sie Kleinunternehmer, müssen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Auch diesen Status sollte Ihr Rechnungsprogramm berücksichtigen.
Optimal ist es, wenn Sie in Ihrem Rechnungsprogramm zwischen der Option „Kleinunternehmer“ und „Regelunternehmer“ wählen können. Entscheiden Sie sich für die Kleinunternehmer-Option, werden Ihre Rechnungen automatisch umsatzsteuerfrei erstellt.
3. Rechnungsprogramm: Kontaktverwaltung und Produktverwaltung
Eine weitere wichtige Funktion in Ihrem Rechnungsprogramm ist die Kontaktverwaltung und Produktverwaltung. Hier sollten Sie neue Kontakte und Produkte erstellen bzw. per Excel-Datei importieren können.
Dadurch müssen Sie bei Ihrer Rechnungsstellung nicht jedes Mal Name und Adresse des Kunden manuell eintragen, sondern können Ihren Kunden einfach per Dropdown-Menü auswählen.
4. Rechnungsprogramm mit professioneller Rechnungsvorlage
Ein zentrales Element jedes Rechnungsprogramms ist eine professionelle Rechnungsvorlage. Achten Sie darauf, dass die Rechnungsvorlage Ihrer Rechnungssoftware den rechtlichen Rahmenbedingungen entspricht.
Dazu zählen in erster Linie verpflichtende Rechnungsangaben wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsdatum etc.
5. Aktueller Rechnungsstatus in Ihrem Rechnungsprogramm
Je mehr Rechnungen Sie schreiben, umso komplexer wird auch Ihre Buchhaltung. Daher ist es wichtig, dass Ihnen Ihr Rechnungsprogramm immer eine aktuelle Rechnungsübersicht zur Verfügung stellt.
Hier sollte der Status jeder Rechnung dargestellt sein: Wurde Ihre Rechnung bereits geöffnet? Hat Ihr Kunde schon bezahlt? Oder ist Ihre Rechnung überfällig? Eine gute Rechnungssoftware liefert Ihnen diese Informationen auf einen Blick in der Rechnungsübersicht.
6. Rechnungsprogramm mit Banking-Funktion
Ein Rechnungsprogramm sollte Ihnen Ihre Buchhaltung so einfach wie möglich machen. Wichtig ist daher ebenfalls eine integrierte Banking-Funktion, über die Sie Ihr Bankkonto anbinden können.
Ihr Rechnungsprogramm erkennt dann automatisch, welche Zahlung für welche Rechnung bereits eingegangen ist – und markiert die Rechnungen entsprechend als „bezahlt“.
7. Ausgaben-Funktion im Rechnungsprogramm
Neben Ihren Einnahmen müssen Sie natürlich auch Ihre Ausgaben über Ihre Rechnungssoftware verwalten. Das bedeutet: Ihr Rechnungsprogramm sollte es Ihnen ermöglichen, Belege hochzuladen und daraus Ausgaben zu erstellen.
Im Optimalfall verfügt Ihr Rechnungsprogramm über eine Handy-App, über die Sie Belege einfach abfotografieren und automatisch hochladen können.
8. Rechnungsprogramm mit Einnahmen-Ausgaben Übersicht
Am Monatsende möchten Sie vermutlich wissen, wie hoch Ihr Gewinn ausfällt. Ein gutes Rechnungsprogramm bietet Ihnen dafür eine funktionale Einnahmen-Ausgaben Übersicht.
Hier finden Sie übersichtlich eine Darstellung all Ihrer Einnahmen und Ausgaben des entsprechenden Zeitraums mit automatischer Gewinnermittlung.
9. Datenexport in Excel und DATEV
Einmal im Jahr müssen Sie als Unternehmer Ihre Steuererklärung erstellen und an das Finanzamt übermitteln. Viele Unternehmer nutzen dafür die Hilfe eines Steuerberaters, der mithilfe des Programms DATEV Ihre Steuererklärung erstellt.
Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Rechnungsprogramm einen Datenexport über DATEV ermöglicht. Dadurch ist sichergestellt, dass Ihr Steuerberater Ihre Rechnungs-, und Buchhaltungsdaten korrekt weiterverarbeiten kann.