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5 Vorteile eines Rechnungsprogramms

Unternehmerin schreibt eine Rechnung mit einem Rechnungsprogramm


Als Unternehmer müssen Sie regelmäßig Rechnungen an Ihre Kunden schreiben. Dabei kann die Nutzung eines Rechnungsprogramms sehr sinnvoll sein. Welche Vorteile Ihnen ein Rechnungsprogramm bietet, ist im folgenden erklärt.

Was ist ein Rechnungsprogramm?

Ein Rechnungsprogramm ist eine Software, mit der Sie Ihre komplette Rechnungsstellung abwickeln können. Um eine Rechnung zu schreiben, füllen Sie einfach die vorgegebene  Rechnungsvorlage aus. Alle erstellten Rechnungen werden direkt im Rechnungsprogramm gespeichert und können dort verwaltet werden.

Ausgereifte Rechnungsprogramme bilden den gesamten Kaufprozess zwischen Ihnen und Ihrem Kunden ab. Sie können neben Rechnungen auch Angebote schreiben, Lieferscheine erstellen und Mahnungen generieren.

Wie schreibe ich eine Rechnung mit einem Rechnungsprogramm?

Möchten Sie eine Rechnung schreiben, können Sie dies mit einem Rechnungsprogramm in weniger als einer Minute erledigen:

  • Neue Rechnungsvorlage öffnen
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum automatisch vergeben lassen
  • Kundendaten per Dropdown-Menü auswählen
  • Produktdaten per Dropdown-Menü auswählen
  • Gegebenenfalls Rabatt vergeben
  • Rechnungssumme automatisch berechnen lassen

Damit ist Ihre Rechnung fertiggestellt. Mit einem Rechnungsprogramm schreiben Sie Ihre Rechnungen also ganz einfach und schnell.

Rechnungsprogramm zeigt eine fertiggestellte Rechnung

Rechnungsprogramm vs. Word und Excel – was ist besser?

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen an Ihre Kunden schreiben, stehen Sie vor der Entscheidung: Ein Rechnungsprogramm oder Word und Excel? Die Nutzung eines Rechnungsprogramms bringt dabei viele Vorteile mit sich. Die fünf wichtigsten Vorteile sind hier angeführt:

1. Ihre Rechnungsvorlage ist seriös und rechtssicher

Ein Rechnungsprogramm bietet Ihnen eine rechtssichere Rechnungsvorlage. Anders als bei Rechnungsvorlagen für Word und Excel können Sie bei einem Rechnungsprogramm sicher sein, dass Ihre Rechnung auch den strengen Anforderungen des Finanzamts entspricht.

2. Mit einem Rechnungsprogramm vermeiden Sie Fehler

Erstellen Sie eine Rechnung manuell, beispielsweise mit einer Rechnungsvorlage für Word oder Excel, müssen Sie alle Daten auch manuell eingeben.

Bei einem Rechnungsprogramm ist der Prozess der Rechnungsstellung automatisiert:

  • Rechnungsnummern werden automatisch fortlaufend vergeben
  • Kunden-, und Produktdaten können schnell und einfach per Dropdown-Menü hinzugefügt werden
  • Rabatte, Umsatzsteuer-Satz und Preise werden automatisch kalkuliert

Dadurch vermeiden Sie Fehler wie eine falsche Rechnungsnummerierung oder Tippfehler.

3. Sie können Ihre Rechnung professionell designen

Eine professionelle Rechnung sollte auch seriös wirken. Dabei spielt das Rechnungsdesign eine entscheidende Rolle. Mit Word und Excel stoßen Sie dabei schnell an Grenzen.

Nutzen Sie ein Rechnungsprogramm, können Sie

  • aus verschiedenen Rechnungsdesigns auswählen
  • Ihr Logo uploaden und platzieren
  • die Farbgestaltung an Ihr Logo anpassen
  • Rechnungselemente nach Bedarf hinzufügen oder entfernen.

Ihre Rechnung sieht dadurch immer professionell aus.

Beispiel einer Rechnung, die mit einem Rechnungsprogramm designt wurde

 

4. Mit einem Rechnungsprogramm sparen Sie Zeit

Ein Rechnungsprogramm hilft Ihnen nicht nur bei der Erstellung Ihrer Rechnungen – Sie sparen gegenüber einer Rechnungsvorlage für Word und Excel auch Zeit.

Während Sie mit Word und Excel alle Vorgänge manuell erledigen müssen, sind diese in einem Rechnungsprogramm automatisiert. Dadurch können Sie eine Rechnung in weniger als einer Minute erstellen. Angebote lassen sich per Klick automatisch in Rechnungen umwandeln. Und aus unbezahlten Rechnungen können Sie direkt Mahnungen erstellen.

5. Ihre Rechnungen werden optimal verwaltet

Nutzen Sie Word und Excel für Ihre Rechnungsstellung, müssen Sie Ihre Rechnungen manuell verwalten und organisieren. Lokale Ordnerstrukturen auf Ihrem PC sind dafür nur bedingt geeignet. Mit einem Rechnungsprogramm werden Ihre Rechnungen optimal verwaltet:

  • Alle Rechnungen werden automatisch gespeichert
  • Sie können Ihre Rechnungen durch Suchkriterien einfach filtern und finden
  • Ihre Rechnungen lassen sich mit eingehenden Zahlungen abgleichen
  • Sie sehen immer, welche Rechnung bereits bezahlt wurde

Welche 5 Vorteile hat ein Online Rechnungsprogramm?

Möchten Sie ein Rechnungsprogramm nutzen, haben Sie die Möglichkeit, sich für ein Online Rechnungsprogramm zu entscheiden. Ein Online Rechnungsprogramm wird nicht lokal auf Ihrem PC installiert, sondern läuft browserbasiert. Das ist mit einigen Vorteilen verbunden:

1. Ihre Online Rechnungsvorlage ist immer aktuell

Gesetzliche Vorgaben können sich schnell ändern. Nutzen Sie ein Online Rechnungsprogramm, ist Ihre Rechnungsvorlage immer auf dem aktuellsten Stand. Updates können hier laufend vorgenommen werden.

2. Sie versenden Ihre Rechnungen schneller

Mit einem Online Rechnungsprogramm erhält Ihr Kunde Ihre Rechnung schneller. Denn Sie können Ihre Rechnung direkt aus dem Online Rechnungsprogramm heraus versenden.

3. Sie können Ihre Rechnungen auch von unterwegs schreiben

Ein Online Rechnungsprogramm gibt Ihnen mehr Unabhängigkeit. Denn im Gegensatz zu einem lokal auf Ihrem PC installierten Rechnungsprogramm können Sie ein Online Rechnungsprogramm immer und überall nutzen.

Sie loggen sich einfach per Laptop, Tablet oder Smartphone in Ihren Online Account ein – und können damit auch unterwegs sofort eine Rechnung schreiben.

4. Ihre Rechnungen werden schneller bezahlt

Schreiben Sie Ihre Rechnungen mit einem Online Rechnungsprogramm, haben Sie die Möglichkeit, Online-Zahlungsoptionen wie PayPal einzubinden.

Per Mausklick kann Ihr Kunde Ihre Rechnung dann ganz einfach direkt bezahlen. Dadurch erhalten Sie Ihre Zahlungen schneller.

5. Sie speichern Ihre Rechnungen sicher in der Cloud

Mit einem Online Rechnungsprogramm sind Sie nicht mehr auf die Speicherkapazitäten und die Funktionsfähigkeit Ihres PCs angewiesen. Sie speichern Ihre Rechnungen sicher online in der Cloud.

Rechnungsprogramm: So finden Sie das richtige Rechnungsprogramm

Sie sind Kleinunternehmer, Selbständiger oder Freelancer und suchen nach einem Rechnungsprogramm? Rechnungsprogramme gibt es wie Sand am Meer. Deshalb ist es wichtig, dass Sie ein Rechnungsprogramm finden, das speziell geeignet für Kleinunternehmer ist.

In diesem Artikel erklären wir,  welche Kriterien ein Rechnungsprogramm erfüllen muss, damit es für Kleinunternehmer geeignet ist.

Rechnungsprogramm: Einfachheit ist ein “Muss”

Zu einem der wichtigsten Kriterien für ein Rechnungsprogramm zählt, dass das Programm einfach ist. Ihre erste Rechnung schreiben müssen alle Kleinunternehmer, Selbständigen und Freelancer irgendwann. Da lohnt es sich, sich den Prozess der Rechnungsstellung im Rechnungsprogramm vorher genau anzusehen.

Mit einer Rechnungssoftware sollten Sie über wenige Mausklicks Rechnungen schreiben und an Ihre Kunden versenden können. Nach diesem Prinzip funktioniert auch das Rechnungsprogramm Debitoor. Das Motto: “Schreibe Rechnungen in nur 1 Minute”.

Rechnung schreiben mit einem Rechnungsprogramm

Alle Rechnungen die ein Unternehmen erstellt, muss bestimmte Kriterien erfüllen. Zu den wichtigsten Bestandteilen einer Rechnung zählen folgende Inhalte:

  1. Ihre Firmendetails (Firmenname und Adresse)
  2. Kontaktdaten Ihres Kunden (Name und Adresse)
  3. Wahlweise Ihre Umsatzsteuer-ID oder Ihre Steuernummer
  4. Bei Rechnungen ins EU-Ausland (Reverse-Charge): Ihre Umsatzsteuer-ID und zusätzlich die des Kunden
  5. Rechnungsdatum
  6. Rechnungsnummer (muss fortlaufend und einmalig sein)
  7. Lieferdatum bei Produkten bzw. Leistungsdatum bei Dienstleistungen
  8. Die Produkte oder Dienstleistungen, die in Rechnung gestellt werden, mit genauen Angaben zu Menge oder Umfang
  9. Den Umsatzsteuersatz und den entsprechenden Steuerbetrag, die Summe der Rechnungspositionen ohne und mit Umsatzsteuer (netto und brutto)

Rechnungsvorlage, erstellt mit einem Rechnungsprogramm, mit allen wichtigen Rechnungsangaben

Stellen Sie sicher, dass alle Anforderungen erfüllt sind, bevor Sie ein Rechnungsprogramm auswählen.

Rechnungsprogramm: Sonderfall Kleinunternehmer Rechnung

Sind Sie Kleinunternehmer, gelten für Ihre Rechnung etwas andere Bestimmungen. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Rechnungsprogramm in diesem Fall auch für Kleinunternehmer geeignet ist.

Als Kleinunternehmer führen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab – wenn Sie eine Rechnung schreiben, muss diese daher unbedingt umsatzsteuerfrei sein.

Zu den Kriterien eines Rechnungsprogramms für Kleinunternehmer zählen:

  • Sie müssen Ihre Kleinunternehmer Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen können
  • Sie müssen auf Ihrer Kleinunternehmer Rechnung den Hinweis “Gemäß § 19 UStG beinhaltet der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer” angeben können.

Ein Rechnungsprogramm, das geeignet für Kleinunternehmer ist, lässt Sie diese Einstellungen mit wenigen Mausklicks vornehmen – sodass Ihre Angaben auf allen Rechnungen automatisch übernommen werden.

Funktionen eines Rechnungsprogramms

Ein Rechnungsprogramm kann viele verschiedene Funktionen haben. Zu den wichtigsten Hauptfunktionen eines Rechnungsprogramms zählen folgende Kriterien:

  • Professionelle Rechnungsvorlage
  • Kleinunternehmer-Rechnung
  • Rechnungen in verschiedenen Sprachen & Währungen
  • Individualisierbares Rechnungsdesign
  • Direkter Online-Versand von Rechnungen
  • Online-Zahlungsfunktion auf Rechnungen (z.B. PayPal)
  • Bankintegration (Banking-Funktion)
  • Automatischer Zahlungsabgleich von Rechnungen
  • Einfache und übersichtliche Rechnungsverwaltung
  • Kundenverwaltung & Produktverwaltung
  • Import bestehender Kundendaten und Produktdaten via CSV-Datei
  • Verwaltung von Aufträgen & Bestellungen
  • Erstellung von Angeboten, Mahnungen & Lieferscheinen
  • Erstellung & automatische Kategorisierung von Ausgaben
  • OCR-Funktion: Automatische Auslese von Belegdaten
  • Anzeige von Berichten (GuV & Bilanz)
  • Erstellung & Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Datenexport in Excel, CSV & DATEV (SKR03 & SKR04)
  • Separater Steuerberater-Zugang
  • Mitarbeiter-Zugang

Darüber hinaus stellen viele Rechnungsprogramme zusätzliche Funktionen über diverse Integrationspartner zur Verfügung, beispielsweise Reisekostenabrechnung oder Zeiterfassung. An dieser Stelle müssen Sie entscheiden, welche Zusatz-Funktionen an einem Rechnungsprogramm Ihnen wichtig sind.

Achten sollten Sie auf jeden Fall darauf, dass Ihr Rechnungsprogramm die oben genannten Hauptfunktionen umfasst.

Rechnungsprogramm online

Es gibt verschiedene Arten von Rechnungsprogrammen:

  • Offline Rechnungsprogramme: Ein offline Rechnungsprogramm ist ein Programm das Sie kaufen, häufig auf einer CD
  • Rechnungsprogramme zum Download: Ein Rechnungsprogramm das Sie online kaufen und auf Ihren PC oder Mac herunterladen
  • Online cloud-basierte Rechnungssoftware: Ein Online Rechnungsprogramm, häufig mit einem Abo-Modell für die Nutzung, in das Sie sich im Browser einloggen können

Wir empfehlen eine Online Rechnungssoftware zum Erstellen von Rechnungen. Mit einem Online Rechnungsprogramm benötigen Sie nur einen Computer und Internet, um Rechnungen zu schreiben. Wenn Sie ein Offline Rechnungsprogramm wählen, müssen Sie auf Ihrem PC oder Mac das Programm installieren, bevor Sie es benutzen können. Das gleiche gilt für ein herunterladbares Rechnungsprogramm, das Sie nur auf dem Computer auf dem Sie es installiert haben verwenden können.

Rechnungsprogramm für Mac und PC

Oft gibt es ein Rechnungsprogramm sowohl in einer PC als auch in eine Mac Version. Auch wenn Sie nur das eine von beidem besitzen, ist es sinnvoll, ein Rechnungsprogramm für Mac und PC zu wählen. Dann stellen Sie sicher, dass Sie immer die gleiche Version Ihres Rechnungsprogramms verwenden können, wenn Sie Ihren Computer irgendwann wechseln. Es ist auch eine gute Idee, ein Rechnungsprogramm zu wählen, das online ist und sowohl für einen PC als auch für Mac geeignet ist. Denn wenn Sie z.B. einen Termin mit einem Kunden haben und eine Rechnung schreiben müssen und sich nicht in der Nähe Ihres eigenen Computers befinden:  Sie können sich  immer einfach einloggen und Ihr Rechnungsprogramm auch auf einem Mac benutzen.

Rechnungsprogramm fürs iPhone und Android Smartphone

Jeder hat ein Mobiltelefon und Sie können tatsächlich Rechnungen ganz intuitiv und einfach auf Ihrem Android oder iOS Smartphone erstellen und senden. Es ist sehr hilfreich, wenn Sie oft unterwegs oder auf Reisen sind um potenzielle Partner oder Kunden zu treffen, wenn Sie Ihre Rechnungsstellung mit einem Rechnungsprogramm direkt auf Ihrem Mobiltelefon erledigen können.

Kostenlos Vollversion Rechnungsprogramm testen

Wenn Sie ein Rechnungsprogramm auswählen, sollten Sie es testen, bevor Sie sich entscheiden. Die meisten Rechnungsprogramme haben eine Testversion – also testen Sie ein Rechnungsprogramm, das Sie kostenlos testen können. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie die Vollversionen des Rechnungsprogramms  testen können, um herauszufinden, ob die Software alle Funktionen hat, die Sie brauchen.