Wie sieht das optimale Rechnungsprogramm für Büro & Business aus? Pauschal lässt sich das schwer sagen – denn jeder Unternehmer hat andere Anforderungen an eine Rechnungssoftware.
Dennoch gibt es bestimmte Kriterien, die ein Rechnungsprogramm auf jeden Fall erfüllen sollte. Die wichtigsten sieben Funktionen sind folgende:
1. Ein Rechnungsprogramm für Mac & PC
Ein gutes Rechnungsprogramm für Büro & Business ist auf jedem Rechner nutzbar – egal ob es sich um einen PC oder einen Mac handelt. Außerdem ist es sinnvoll, die Rechnungssoftware auch unterwegs auf dem Laptop oder Tablet nutzen zu können.
Sie sollten deshalb darauf achten, dass Ihr Rechnungsprogramm auf Ihrem Endgerät nutzbar ist – indem Sie zum Beispiel ein Online Rechnungsprogramm nutzen.
2. Einfache Bedienung über ein Rechnungsprogramm
Nicht jeder Unternehmer und auch nicht jeder Mitarbeiter verfügt über detaillierte Buchhaltungskenntnisse.
Wichtig ist daher, dass Ihr Rechnungsprogramm eine möglichst einfache Bedienbarkeit aufweist. Ein gutes Rechnungsprogramm leitet Sie intuitiv durch die einzelnen Schritte Ihrer Rechnungsstellung und Buchhaltung.
3. Rechnungsprogramm: Individuelle Einstellungen für jedes Business
Als Unternehmer sind Sie möglicherweise Kleinunternehmer und stellen Ihre Rechnungen daher ohne Umsatzsteuer aus. Sind Sie hingegen Regelunternehmer, führen Sie Ihre Umsatzsteuer entweder auf Basis der Ist-Versteuerung oder Soll-Versteuerung ab. Und noch ein Beispiel: Schreiben Sie Rechnungen an Kunden in einem anderen EU-Land, muss Ihr Rechnungsprogramm das Reverse-Charge Verfahren beherrschen.
Individuelle Einstellungen wie diese sollten Sie in einem guten Rechnungsprogramm für Büro & Business daher von vorn herein festlegen können.
4. Professionelle Rechnungsvorlage in Ihrem Rechnungsprogramm
Grundlegend für jedes Rechnungsprogramm ist eine professionelle Rechnungsvorlage, in der alle wichtigen Pflichtangaben vorhanden sind.
Sie sollten dabei von möglichst umfangreichen Automatisierungen profitieren: Ein gutes Rechnungsprogramm legt Rechnungsdatum und Rechnungsnummer bereits automatisch fest. Auch die Rechnungssumme sollten Sie automatisch berechnen und Rabatte entsprechend vergeben können.
Zudem ist es wichtig, dass Ihr Rechnungsprogramm eine Kunden-, und Produktverwaltung aufweist. Dadurch müssen Sie die Daten nicht für jede Rechnung manuell eintippen, sondern wählen diese einfach über ein Dropdown-Menü aus.
Wichtiges Add-On, wenn Sie internationale Kunden haben: Rechnungen in verschiedenen Sprachen schreiben, also per Mausklick in eine fremdsprachige Rechnung umwandeln können.
5. Rechnungsprogramm mit Buchhaltungs-Funktionen
Mit der Rechnungsstellung alleine ist es als Unternehmer nicht getan. Sie müssen auch Ausgaben erstellen können, Ihren Gewinn ermitteln und die Umsatzsteuer-Voranmeldung durchführen können.
Im Optimalfall verfügt Ihr Rechnungsprogramm daher über umfangreiche Buchhaltung-Funktionen, die Sie im Bedarfsfall nutzen können. Nicht zu unterschätzen ist eine automatisierte Umsatzsteuer-Voranmeldung: Denn diese erspart Ihnen das manuelle Ausfüllen des Formulars – Sie können Ihre USt.-VA direkt per Mausklick an das Finanzamt übermitteln.
6. Separater Mitarbeiter-Zugang im Rechnungsprogramm
Erledigen Sie Ihre Rechnungsstellung nicht selbst, sondern beauftragen einen Mitarbeiter damit, sollten Sie über Ihr Rechnungsprogramm verschiedene Zugriffsrechte regeln können.
Als Unternehmer möchten Sie beispielsweise vielleicht nicht, dass Ihr Mitarbeiter Ihre Kontoeinstellungen verändern kann. Mit einem guten Rechnungsprogramm für Büro & Business können Sie Zugriffsrechte für Mitarbeiter individuell festlegen.
7. Zusammenarbeit von Steuerberater und Rechnungsprogramm
Spätestens wenn Sie am Jahresende die Steuererklärung erstellen müssen, kommt auch Ihr Steuerberater zum Einsatz. Der sollte mit Ihrem Rechnungsprogramm optimal arbeiten können.
Achten Sie deshalb darauf, dass Sie Ihre Daten im DATEV-Format exportieren und an Ihren Steuerberater versenden können. Ein professionelles Rechnungsprogramm für Büro & Business verfügt außerdem über einen separaten Steuerberater-Zugang.
Darüber kann sich Ihr Steuerberater alle notwendigen Daten selbst aus Ihrer Rechnungssoftware exportieren – oder bei Bedarf direkt auf Ihren Account zugreifen, um beispielsweise eine Ausgabe zu überprüfen.