Oft lassen sich Selbstständige von der komplizierten Welt der Rechnungsstellung und Buchhaltung abschrecken. Ein Rechnungsprogramm – ist das nicht schrecklich schwierig zu handhaben?

Natürlich gibt es Rechnungsprogramme die sich vor allem an professionelle Nutzer oder welche mit Vorkenntnissen richten.

Diese erkennen Sie oft an einer sehr großen Anzahl sehr spezieller Funktionen, oder auch der verbreiteten Nutzung einer Fachsprache der Rechnungsstellung und Buchhaltung, die für Laien schwer verständlich ist.

Dennoch kommt niemand als Selbstständiger und selbst als Kleinunternehmer um Rechnungsstellung und Buchhaltung herum.

Ein Rechnungsprogramm kann wirklich viel Zeit und Arbeit sparen, Sie sollten jedoch bei der Auswahl darauf achten, dass es auch für Einsteiger leicht zu bedienen ist.

Wir verraten, woran Sie ein einfaches Rechnungsprogramm erkennen:

1. Klare und ansprechende Nutzeroberfläche des Rechnungsprogramms

Ein gut designtes Rechnungsprogramm macht einfach mehr Spaß bei der Arbeit – aber das ist natürlich längst nicht alles.

Ein durchdachtes UI-Design macht die Arbeit mit dem Rechnungsprogramm intuitiv, schnell und sorgt für reibungslose Workflows.

2. Verständliche Sprache des Rechnungsprogramms

Oft lasse sich Sachverhalte in der Rechnungsstellung und Buchhaltung auch vereinfacht beschreiben.

Verzichtet ein Rechnungsprogramm so weit wie möglich auf sperriges Fachvokabular, erleichtert dies den Einstieg ungemein.

3. Funktionen des Rechnungsprogramms

Bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms achten viele Selbstständige vor allem darauf, wie viele Funktionen die Software bietet.

Was sie nicht bedenken: Zu viele Funktionen machen ein Rechnungsprogramm immer auch kompliziert. Überlegen Sie besser genau, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen, und was verzichtbar ist.

Wenn Sie sich einmal entschieden haben, dass Sie für Ihr Unternehmen ein Rechnungsprogramm nutzen möchten, statt Rechnungsvorlagen in Word oder Excel, dann geht es ans Suchen.

Das richtige Rechnungsprogramm für Ihr Unternehmen zu finden, kann eine Herausforderung sein.

Hier erfahren Sie, worauf Sie bei der Auswahl Ihres Rechnungsprogramms achten sollten.

Welche Funktionen braucht mein Rechnungsprogramm?

Es kann sehr unterschiedlich sein, welche Funktionen Ihr Rechnungsprogramm haben sollte. Dies hängt ganz davon ab, wie sie die Software nutzen wollen. Möchten Sie lediglich Rechnungen schreiben? Oder zusätzliche Funktionen wie Lieferscheine, Angebote und Mahnwesen nutzen?

Einige Rechnungsprogramme bieten zusätzliche Buchhaltungsfunktionen, etwa Ausgaben erfassen, Zahlungen abgleichen und Berichte erstellen.

Überlegen Sie sich gut, was Sie wirklich brauchen. Oft ist weniger mehr, und eine riesige Bandbreite an sehr speziellen Funktionen macht ein Rechnungsprogramm häufig unnötig kompliziert.

Offline oder Online Rechnungsprogramm?

Desweiteren müssen Sie sich entscheiden, ob Sie ein offline oder ein online Rechnungsprogramm nutzen möchten.

Ein offline Rechnungsprogramm kaufen Sie als CD oder einmaligen Download. Es muss auf Ihrem Computer installiert werden und ist daher auch nur dort nutzbar.

Häufig kommt jedes Jahr eine neue Version heraus, die Sie wiederum kaufen müssen, um das Rechnungsprogramm auf dem aktuellen Stand bezüglich Rechtslage zu haben.

Ein online Rechnungsprogramm nutzen Sie gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr, wie bei einem Abo.

Es ist keine Installation erforderlich und Sie können es daher von allen Endgeräten aus nutzen. Sie loggen sich einfach über den Browser in Ihren Account ein und haben so jederzeit und überall Zugang zu Ihrem Rechnungsprogramm.

Ein Rechnungsprogramm hat viele Vorteile. Der wichtigste: Ein einfaches System, mit dem Sie schnell Rechnungen schreiben, versenden und verwalten können.

Die wichtigsten sechs Funktionen zur einfachen Rechnungsverwaltung in einem Rechnungsprogramm sind:

1. Rechnungen schreiben mit einem Rechnungsprogramm

Zu den essentiellen Funktionen eines Rechnungsprogramms zählt der Versand von Rechnungen. Dazu steht Ihnen in einem Rechnungsprogramm eine professionelle Rechnungsvorlage zur Verfügung.

Diese ist bereits weitestgehend automatisiert: Daten wie Rechnungsdatum und Rechnungsnummer werden automatisch ausgefüllt. Sie müssen nur noch Kunde und Produkt aus einem Dropdown-Menü auswählen.

2. Rechnungsprogramm: Verschiedene Rechnungsdesigns wählen

Ein professionelles Rechnungsprogramm stellt Ihnen für Ihre Rechnungen verschiedene Designoptionen zur Auswahl:

• Standard
• Elegant
• Klassisch
• Vollbild

Daneben können Sie Ihre Rechnungvorlage mit einem Rechnungsprogramm weiter individualisieren:

• Logo hochladen
• Farbgestaltung anpassen
• Schriftart anpassen
• Felder ein-, oder ausblenden
• Unterschriftfeld hinzufügen

Dadurch erleichtert Ihnen Ihr Rechnungsprogramm die professionelle Gestaltung Ihrer Rechnungen.

3. Einfacher Rechnungsversand über ein Rechnungsprogramm

Mit einem Rechnungsprogramm können Sie Ihre Rechnungen nicht nur schnell schreiben und designen, sondern auch per Mausklick direkt versenden. Ihr Kunde erhält Ihre Rechnung also innerhalb weniger Sekunden direkt in seinem Email-Postfach.

Selbstverständlich sollten Sie mit einem guten Rechnungsprogramm auch den Begleittext Ihrer Email standardisieren bzw. anpassen können. Die meisten Rechnungsprogramme bieten Ihnen diese Funktion in den allgemeinen Einstellungen.

4. Rechnungsprogramm: Zahlungen automatisch buchen

Verknüpfen Sie Ihr Konto mit Ihrem Rechnungsprogramm, werden eingehende Zahlungen automatisch gebucht. Das erleichtert Ihnen die Verwaltung Ihrer Zahlungen und Rechnungen, denn Sie müssen Ihre Rechnungen nicht mehr manuell abgleichen.

Diese Aufgabe übernimmt Ihr Rechnungsprogramm: Es kann Zahlung und Rechnung zuordnen und markiert die entsprechende Rechnung automatisch als „bezahlt“.

5. Rechnungsprogramm mit schneller Rechnungsübersicht

Haben Sie Ihre Rechnungen geschrieben und versendet, möchten Sie den aktuellen Status Ihrer Rechnungen überprüfen. Ihr Rechnungsprogramm hat diese Funktion automatisiert.

In der Rechnungsübersicht in Ihrem Rechnungsprogramm sehen Sie den Status aller Rechnungen auf einen Blick:

• Gesendet
• Gesehen
• Unbezahlt
• Angezahlt
• Bezahlt
• Überfällig

So finden Sie jede Rechnung schnell wieder und können als „überfällig“ markierte Rechnungen direkt per Mausklick einmahnen.

6. Filterfunktion in Ihrem Rechnungsprogramm

Neben der Rechnungsübersicht bietet Ihnen ein Rechnungsprogramm zur Verwaltung Ihrer Rechnungen auch eine praktische Filterfunktion.

Sie können sich beispielsweise alle unbezahlten Rechnungen eines bestimmten Zeitraums anzeigen lassen. Außerdem können Sie auch nach einer beliebigen Rechnungsnummer oder einem Kunden suchen.

Mit einem Rechnungsprogramm finden Sie dadurch jede Rechnung schnell wieder.

Wie sieht das optimale Rechnungsprogramm für Büro & Business aus? Pauschal lässt sich das schwer sagen – denn jeder Unternehmer hat andere Anforderungen an eine Rechnungssoftware.

Dennoch gibt es bestimmte Kriterien, die ein Rechnungsprogramm auf jeden Fall erfüllen sollte. Die wichtigsten sieben Funktionen sind folgende:

1. Ein Rechnungsprogramm für Mac & PC

Ein gutes Rechnungsprogramm für Büro & Business ist auf jedem Rechner nutzbar – egal ob es sich um einen PC oder einen Mac handelt. Außerdem ist es sinnvoll, die Rechnungssoftware auch unterwegs auf dem Laptop oder Tablet nutzen zu können.

Sie sollten deshalb darauf achten, dass Ihr Rechnungsprogramm auf Ihrem Endgerät nutzbar ist – indem Sie zum Beispiel ein Online Rechnungsprogramm nutzen.

2. Einfache Bedienung über ein Rechnungsprogramm

Nicht jeder Unternehmer und auch nicht jeder Mitarbeiter verfügt über detaillierte Buchhaltungskenntnisse.

Wichtig ist daher, dass Ihr Rechnungsprogramm eine möglichst einfache Bedienbarkeit aufweist. Ein gutes Rechnungsprogramm leitet Sie intuitiv durch die einzelnen Schritte Ihrer Rechnungsstellung und Buchhaltung.

3. Rechnungsprogramm: Individuelle Einstellungen für jedes Business

Als Unternehmer sind Sie möglicherweise Kleinunternehmer und stellen Ihre Rechnungen daher ohne Umsatzsteuer aus. Sind Sie hingegen Regelunternehmer, führen Sie Ihre Umsatzsteuer entweder auf Basis der Ist-Versteuerung oder Soll-Versteuerung ab. Und noch ein Beispiel: Schreiben Sie Rechnungen an Kunden in einem anderen EU-Land, muss Ihr Rechnungsprogramm das Reverse-Charge Verfahren beherrschen.

Individuelle Einstellungen wie diese sollten Sie in einem guten Rechnungsprogramm für Büro & Business daher von vorn herein festlegen können.

4. Professionelle Rechnungsvorlage in Ihrem Rechnungsprogramm

Grundlegend für jedes Rechnungsprogramm ist eine professionelle Rechnungsvorlage, in der alle wichtigen Pflichtangaben vorhanden sind.

Sie sollten dabei von möglichst umfangreichen Automatisierungen profitieren: Ein gutes Rechnungsprogramm legt Rechnungsdatum und Rechnungsnummer bereits automatisch fest. Auch die Rechnungssumme sollten Sie automatisch berechnen und Rabatte entsprechend vergeben können.

Zudem ist es wichtig, dass Ihr Rechnungsprogramm eine Kunden-, und Produktverwaltung aufweist. Dadurch müssen Sie die Daten nicht für jede Rechnung manuell eintippen, sondern wählen diese einfach über ein Dropdown-Menü aus.

Wichtiges Add-On, wenn Sie internationale Kunden haben: Rechnungen in verschiedenen Sprachen schreiben, also per Mausklick in eine fremdsprachige Rechnung umwandeln können.

5. Rechnungsprogramm mit Buchhaltungs-Funktionen

Mit der Rechnungsstellung alleine ist es als Unternehmer nicht getan. Sie müssen auch Ausgaben erstellen können, Ihren Gewinn ermitteln und die Umsatzsteuer-Voranmeldung durchführen können.

Im Optimalfall verfügt Ihr Rechnungsprogramm daher über umfangreiche Buchhaltung-Funktionen, die Sie im Bedarfsfall nutzen können. Nicht zu unterschätzen ist eine automatisierte Umsatzsteuer-Voranmeldung: Denn diese erspart Ihnen das manuelle Ausfüllen des Formulars – Sie können Ihre USt.-VA direkt per Mausklick an das Finanzamt übermitteln.

6. Separater Mitarbeiter-Zugang im Rechnungsprogramm

Erledigen Sie Ihre Rechnungsstellung nicht selbst, sondern beauftragen einen Mitarbeiter damit, sollten Sie über Ihr Rechnungsprogramm verschiedene Zugriffsrechte regeln können.

Als Unternehmer möchten Sie beispielsweise vielleicht nicht, dass Ihr Mitarbeiter Ihre Kontoeinstellungen verändern kann. Mit einem guten Rechnungsprogramm für Büro & Business können Sie Zugriffsrechte für Mitarbeiter individuell festlegen.

7. Zusammenarbeit von Steuerberater und Rechnungsprogramm

Spätestens wenn Sie am Jahresende die Steuererklärung erstellen müssen, kommt auch Ihr Steuerberater zum Einsatz. Der sollte mit Ihrem Rechnungsprogramm optimal arbeiten können.

Achten Sie deshalb darauf, dass Sie Ihre Daten im DATEV-Format exportieren und an Ihren Steuerberater versenden können. Ein professionelles Rechnungsprogramm für Büro & Business verfügt außerdem über einen separaten Steuerberater-Zugang.

Darüber kann sich Ihr Steuerberater alle notwendigen Daten selbst aus Ihrer Rechnungssoftware exportieren – oder bei Bedarf direkt auf Ihren Account zugreifen, um beispielsweise eine Ausgabe zu überprüfen.

Viele Gründer schreiben ihre Rechnungen anfangs mit Word oder Excel. Ein Rechnungsprogramm hat jedoch viele Vorteile, von denen auch Gründer profitieren können.

Wir stellen Ihnen hier die Funktionen eines Rechnungsprogramms im Vergleich zu Word und Excel vor:

1. Automatische Rechnungsstellung im Rechnungsprogramm

Erstellen Sie eine Rechnung in Word und Excel, müssen Sie Ihre Rechnung manuell schreiben und versenden.

In einem Rechnungsprogramm sind diese Abläufe automatisiert: Angaben wie Rechnungsnummer und Rechnungsdatum werden automatisch vergeben, Ihre Kunden und Produkte können Sie per Dropdown-Menü hinzufügen und Ihre Rechnung anschließend direkt per Mausklick versenden.

2. Rechnungsprogramm mit Rechnungsdesigner

Auch in Word und Excel können Sie eine Rechnung gestalten – es ist aber mit einigen Aufwand verbunden, da Sie Formatierung und Layout selbst anlegen müssen.
Über einen integrierten Rechnungsdesigner können Sie das Design Ihrer Rechnung in einem Rechnungsprogramm per Mausklick ändern und anpassen. Mit einer Rechnungssoftware gehen Sie also sicher, dass Ihre Rechnung immer professionell und seriös aussieht.

3. Rechnungsprogramm: Einfaches Workflow-Management

Mit Word und Excel können einzelne Rechnungen geschrieben werden. Ein Workflow-Management ist jedoch nicht möglich. Das bedeutet, dass Sie Ihren Workflow vom Angebot über die Rechnung bis zur Buchung und Rechnungsverwaltung selbst in die Hand nehmen müssen.

Ein Rechnungsprogramm bietet Ihnen ein effizientes Workflow-Management: Sie können Angebote erstellen, diese bei Annahme direkt in eine Rechnung umwandeln und Zahlungen automatisch mit Ihren Rechnungen abgleichen.

 4. Ausgabenerfassung in einem Rechnungsprogramm

Neben Ihren Einnahmen müssen Sie als Unternehmer auch Ihre Ausgaben verwalten. Über eine Tabelle, in der Sie Ihre Ausgaben manuell eintragen, können Sie in Word und Excel eine Ausgabenübersicht erstellen.

Weniger zeitaufwendig ist es mit einem Rechnungsprogramm: Wenn Sie hier eine Ausgabe erstellen, wird diese automatisch in Ihre Ausgabenübersicht übernommen – und bereits korrekt in Ihrer Buchhaltung verbucht.

5. Rechnungsprogramm mit vollständigen Buchhaltungsfunktionen

Umsatzsteuer-Voranmeldung, Steuererklärung, Zahlungsabgleich – eine vollständige Buchhaltung beinhaltet mehr als nur die Rechnungsstellung. In Word und Excel können Sie diese Buchhaltungsfunktionen nicht abbilden.

Ein Rechnungsprogramm bietet Ihnen hingegen vollständige Berichts-, und Finanzfunktionen. Sie können Ihr Bankkonto mit Ihrer Rechnungssoftware verbinden. Zahlt Ihr Kunde, wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert – Sie müssen nicht erst manuell Ihre Kontoauszüge abgleichen.

Auch Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung wird automatisch über Ihr Rechnungsprogramm versendet und per Mausklick an das Finanzamt übermittelt. Und diese Daten liefern Ihnen gleichzeitig eine optimale Grundlage für Ihre Steuererklärung.

6. Finanzübersicht und Finanzstatus im Rechnungsprogramm

Möchten Sie eine aktuelle Übersicht Ihrer Einnahmen und Ausgaben erstellen oder Ihren Gewinn ermitteln, müssen Sie in Word und Excel dafür eine manuelle Liste pflegen und die Daten selbst eintragen.

In einem Rechnungsprogramm wird Ihnen Ihr aktueller Finanzstatus immer automatisch angezeigt. Sie können außerdem auf Berichtsfunktionen wie Bilanz und EÜR zurückgreifen.

7. Ein Rechnungsprogramm bedeutet weniger Aufwand

Insgesamt sparen Sie mit einem Rechnungsprogramm Zeit und Mühe. Denn viele Prozesse sind automatisiert und dadurch nicht nur zeitsparend, sondern auch weniger fehleranfällig.

Ihre Rechnung erstellen und versenden Sie mit einem Rechnungsprogramm in weniger als einer Minute. Eingehende Zahlungen werden automatisch mit der Rechnung verbucht. Und auch Ihr Finanzstatus wird Ihnen immer automatisch angezeigt.

Dadurch vereint ein Rechnungsprogramm viele Vorteile, die Ihnen eine manuelle Rechnungsstellung über Word und Excel nicht bietet.