Als Kleinunternehmer benötigen Sie ein spezielles Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer, das Ihre Anforderungen erfüllt. Aber wissen Sie auch, um welche Kriterien es sich dabei konkret handelt?

Zu den wichtigen Funktionen in einem Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer zählen:

1. Kleinunternehmerregelung in Ihrem Rechnungsprogramm

Ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer muss selbstverständlich die Kleinunternehmerregelung berücksichtigen.

In einem professionellen Rechnungsprogramm können Sie bereits in Ihren Einstellungen festlegen, ob Sie Kleinunternehmer sind oder Regelunternehmer. In diesem Fall sind für Sie Funktionen wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder die Bilanz nicht relevant.

2. Rechnungsprogramm mit professioneller Rechnungsvorlage

Natürlich sollte Ihnen Ihr Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer auch eine professionelle Rechnungsvorlage zur Verfügung stellen.

Wichtig ist nicht nur, dass alle notwendigen Pflichtangaben enthalten sind.

Sie sollten auch Ihr Rechnungsdesign individuell anpassen können. Wichtig ist darum, dass Ihr Rechnungsprogramm über verschiedene Rechnungsdesigns verfügt. Außerdem sollten Sie Ihr Logo hochladen und die Rechnung auf Wunsch auch mit einer Unterschrift versehen können.

3. Rechnungsprogramm: Rechnung ohne Umsatzsteuer

Haben Sie die Kleinunternehmerregelung in Ihrem Rechnungsprogramm aktiviert, wird jede Ihrer Rechnungen automatisch umsatzsteuerfrei ausgestellt.

Öffnen Sie nun Ihre Rechnungsvorlage, finden Sie dort alle gesetzlichen Rechnungsangaben mit Ausnahme der Auszeichnung von Umsatzsteuer. Denn: Als Kleinunternehmer dürfen Sie niemals Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen.

4. Einfache Ausgabenverwaltung in Ihrem Rechnungsprogramm

Neben Einnahmen müssen Sie in Ihrem Rechnungsprogramm auch Ausgaben verwalten können. Ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer ermöglicht es Ihnen, Ihre Ausgaben und Belege einzupflegen und entsprechend zu verwalten.

Verfügt Ihr Rechnungsprogramm über eine mobile App, erleichtert Ihnen das Ihre Ausgabenverwaltung zusätzlich: Sie können Ihre Belege dann einfach abfotografieren – und Ihr Rechnungsprogramm erstellt automatisch eine neue Ausgabe dazu.

5. Gewinnermittlung in Ihrem Rechnungsprogramm

Als Kleinunternehmer können Sie faktisch die einfache Buchführung in Anspruch nehmen. Das bedeutet, dass Sie Ihren Gewinn nach einer einfachen Einnahmen-Ausgaben Rechnung ermitteln.

Ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer bietet Ihnen in der Berichts-Funktion darum eine einfache Gewinnermittlung auf Einnahmen-Ausgaben Basis an.

Dadurch können Sie Ihre Steuererklärung am Jahresende dann einfach und schnell von einem Steuerberater erstellen lassen,

6. Zusammenarbeit zwischen Rechnungsprogramm und Steuerberater

Wie arbeiten Sie mit einem Rechnungsprogramm mit einem Steuerberater optimal zusammen? Ein gutes Rechnungsprogramm stellt Ihnen dafür zwei Funktionen zur Verfügung:

• Datenexport Ihrer Daten via DATEV
• Einladung Ihres Steuerberaters zu Ihrem Account

Ihr Rechnungsprogramm lässt Sie einerseits Ihre Daten nach DATEV exportieren – das Programm für Steuerberater. Dadurch kann Ihr Steuerberater Ihre Daten direkt weiterverarbeiten.

Alternativ sollten Sie über Ihr Rechnungsprogramm auch ihren Steuerberater zu Ihrem Account einladen können. Dadurch erhält ihr Steuerberater Zugriff auf Ihre Daten und kann sie so schnell korrigieren.

Heute ist man als Gründer und Unternehmer gezwungen, mobil zu sein. Da lohnt es sich, auf ein mobiles Rechnungsprogramm zu setzen, auf das man auch per Handy, Tablet oder Laptop immer zugreifen kann.

Die wichtigsten fünf Gründe, ein mobiles Rechnungsprogramm zu nutzen, sind hier angeführt:

1. Mobiles Rechnungsprogramm: Auf jedem Gerät verfügbar

Um eine Rechnung zu schreiben und zu versenden, Sind Sie nicht auf Ihren PC zuhause angewiesen. Sie können ein mobiles Rechnungsprogramm auch unterwegs von jedem Gerät aus nutzen: Egal ob Handy, Tablet oder Laptop.

Mit einem mobilen Rechnungsprogramm erstellen Sie Ihre Rechnungen mit wenigen Klicks – und können sie direkt über die App verschicken. So können Sie Ihre Zeit auch unterwegs effektiv für Ihre Rechnungsstellung nutzen.

2. Ausgaben automatisch erfassen mit einem mobilen Rechnungsprogramm

Ein mobiles Rechnungsprogramm ermöglicht es Ihnen neben der Rechnungsstellung auch, Ihre Ausgaben einfach zu erfassen.

Sie fotografieren Ihre Belege einfach mit dem Handy und laden diese automatisch in Ihre Rechnungsprogramm-App hoch. Ihr Rechnungsprogramm kann die Belegdaten dank OCR-Funktion automatisch einlesen – so sparen Sie Arbeit und Zeit.

Ihre Belege haben Sie dadurch auch unterwegs sicher verwaltet.

3. Mit einem mobilen Rechnungsprogramm Kundendaten immer bei der Handy

Sind Sie unterwegs auf Kundenbesuch, kann es sein, das Sie Ihre Kunden auch mobil schnell erreichen müssen. Die Kundenverwaltung in Ihrem mobilen Rechnungsprogramm unterstützt Sie dabei.

In Ihrem mobilen Rechnungsprogramm können Sie auf alle Kundendaten zugreifen – so können Sie auch unterwegs schnell Telefonnummern einsehen und Ihre Kunden per Handy erreichen.

4. Finanzstatus dank mobilem Rechnungsprogramm

Ein mobiles Rechnungsprogramm kann aber noch mehr: Sie haben darüber auch unterwegs immer eine aktuelle Übersicht über Ihre Finanzen.

Sie loggen sich einfach per Handy, Tablet oder Laptop in Ihr Rechnungsprogramm ein – und sehen sofort Ihren Finanzstatus und Rechnungsstatus.

5. Ein mobiles Rechnungsprogramm spart Rückenschmerzen

Das kennen Sie vermutlich, wenn Sie viel unterwegs sind: Der Laptop ist schwer und verursacht Ihnen möglicherweise sogar Rückenschmerzen.

Nutzen Sie ein mobiles Rechnungsprogramm, können Sie Ihre Rechnungsstellung und Buchhaltung auch mobil per Handy erledigen. Ihre Rechnungsprogramm-App verfügt über alle wichtigen Funktionen, die Sie auch unterwegs benötigen.

Dadurch ersparen Sie sich Gewicht – und am Ende auch Rückenschmerzen.

Auch Gründer müssen Rechnungen schreiben und versenden – und das geht am besten über ein spezielles Rechnungsprogramm für Gründer.

Hier erfahren Sie, wie Sie mit einem Rechnungsprogramm Ihre Rechnungen schnell und einfach schreiben können.

1. Rechnungsprogramm: Einfache Rechnungsvorlage

Die wichtigste Funktion in einem Rechnungsprogramm für Gründer ist die Rechnungsvorlage. Hier sind bereits alle relevanten Pflichtangaben enthalten:

• Ihr Name und Ihre Anschrift
• Kundenname und –anschrift
• Ihre Steuernummer
• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
• Leistungsdatum / Lieferdatum
• Art, Menge und Preis des Produktes / der Leistung

Mit einem Rechnungsprogramm für Gründer gehen Sie also sicher, dass Ihre Rechnung alle rechtlichen Kriterien erfüllt.

Das gilt auch für Ihre Kleinunternehmer-Rechnung. Sind Sie Kleinunternehmer, können Sie dies in den Einstellungen Ihres Rechnungsprogramms vermerken – und Ihre Rechnungsvorlage ist immer umsatzsteuerfrei.

2. Kundenverwaltung & Produktverwaltung in Ihrem Rechnungsprogramm

Eine sehr praktische Funktion ist die Kundenverwaltung und Produktverwaltung in Ihrem Rechnungsprogramm. Sie importierenn bestehende Kunden und Produkte ganz einfach per CSV-Datei  – oder legen neue Kunden bzw. Produkte manuell an.

In Ihrer Rechnungsvorlage können Sie Kunde und Produkt dann direkt per Dropdown-Menü auswählen. Dadurch ersparen Sie sich umständliche Tipparbeit.

3. Schneller Rechnungsversand via Rechnungsprogramm

Anstatt Ihre Rechnungen per Email oder per Post zu versenden, können Sie mit einem Rechnungsprogramm für Gründer alle Rechnungen per Mausklick an Ihre Kunden schicken. Das ist zeiteffizient und erspart Ihnen Mühe.

Der Vorteil für Ihren Kunden: Er erhält Ihre Rechnung direkt aus Ihrem Rechnungsprogramm heraus mit passender Betreff-Zeile und Begleittext in sein Email-Postfach. Dadurch kann er Ihre Rechnung direkt zuordnen.

4. Online-Zahlungsoption in Ihrem Rechnungsprogramm

Eine weitere Funktion in Ihrem Rechnungsprogramm ist praktisch: Sie haben die Option, Ihre Rechnung mit Online-Zahlungsoptionen, z.B. PayPal, zu verknüpfen.

Ihr Kunde kann Ihre Rechnung dann schnell und einfach bezahlen, indem er auf den „Jetzt bezahlen“ Button in Ihrer Email klickt. Dadurch erleichtern Sie Ihrem Kunden die Zahlung der Rechnung – und erhalten Ihr Geld früher.

5. Rechnungsprogramm mit automatischem Zahlungsabgleich

Ein professionelles Rechnungsprogramm für Gründer lässt Sie Ihr Bankkonto direkt verknüpfen. Der Vorteil: Sie können eingehende Zahlungen direkt in Ihrem Rechnungsprogramm verwalten und mit der entsprechenden Rechnung verknüpfen.

Gute Rechnungsprogramme erledigen dies sogar automatisch: Sie erkennen anhand eines Algorithmus, welche Zahlung zu welcher Rechnung passt und markieren die entsprechende Rechnung als „bezahlt“:

Sie sehen in Ihrem Rechnungsprogramm also immer, welche Rechnung bereits bezahlt wurde und welche Zahlung noch ausstehend ist.

6. Aktueller Rechnungsstatus in Ihrem Rechnungsprogramm

Mit einem Rechnungsprogram für Gründer haben Sie immer einen guten Überblick über den aktuellen Rechnungsstatus. Auf einer Übersichtsseite wird Ihnen der Status jeder Rechnung angezeigt:

• Gesendet
• Bezahlt
• Unbezahlt
• Überfällig

Sie müssen Ihre Rechnungen also nicht manuell verwalten, sondern sehen in Ihrem Rechnungsprogramm immer automatisch den Status aller Ihrer Rechnungen.

7. Rechnungsprogramm: Einfacher Rechnungsprozess

Manuell Angebote erstellen, Mahnungen schreiben und Zahlungen buchen ist ein großer Aufwand. Ein gutes Rechnungsprogramm für Gründer nimmt Ihnen diese Arbeit ab.

Ihr Rechnungsprogramm verfügt über einen zeitsparenden und automatisierten Rechnungsprozess. Haben Sie ein Angebot erstellt und nimmt Ihr Kunde es an, können Sie es automatisch in eine Rechnung umwandeln. Aus Rechnungen können Sie per Mausklick Lieferscheine erstellen – oder sie bei Bedarf in eine Mahnung umwandeln.

Von der Rechnungsstellung über die –abwicklung bis zur –verwaltung stellt Ihnen Ihr Rechnungsprogramm für Gründer damit einen einfachen und übersichtlichen Rechnungsprozess zur Verfügung.

Ein gutes Rechnungsprogramm hat viele Vorteile: Es hat vielfältige Funktionen und ist einfach zu bedienen.

Doch einer der wichtigsten Gründe, ein Rechnungsprogramm zu nutzen ist: Sie sparen eine Menge Zeit. Zeit, die Sie als Gründerin oder Selbstständiger kaum haben und sie lieber in andere Dinge als die Rechnungsstellung investieren möchten.

1. Rechnungsdesign im Rechnungsprogramm

Ihre Rechnungen sind Ihre zweite Visitenkarte – und sollten deshalb natürlich professionell und ansprechend gestaltet sein. Eine individuelle Note, etwa durch Hinzufügen Ihres Firmenlogos sorgt dafür, dass Sie im Gedächtnis bleiben.

Ein Rechnungsprogramm hilft Ihnen, all diese Dinge einfach und effizient umzusetzen. Sie brauchen keine Grafikdesign-Kenntnisse, oder müssen sich mühsam eine Rechnungsvorlage in Word oder Excel zusammenstückeln.

Mit einem Rechnungsprogramm erstellen und gestalten Sie einfach sekundenschnell professionelle Rechnungen.

2. Kunden und Produkte speichern im Rechnungsprogramm

In einem Rechnungsprogramm können Sie Ihre Kunden und Produkte einfach mit einem Mausklick in die Rechnungsvorlage einfügen.

Einmal abgespeichert, stehen ihnen Kunden und Produktdaten jederzeit zur Verfügung.

Mit einem Rechnungsprogramm müssen Sie nie wieder manuell und langwierig Daten eintippen oder per Copy & Paste zusammenschnippeln und dabei womöglich Fehler machen.

3. Mit Rechnungsprogramm die Übersicht behalten

Chaos kostet Zeit. Soviel ist klar. Ein Rechnungsprogramm hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Unternehmensfinanzen, Ihre Kundenrechnungen und Ausgaben zu behalten.

In einem Rechnungsprogramm sehen Sie jederzeit auf einen Blick, welche Rechnungen noch unbezahlt sind, welche erledigt, und wo ein Zahlungsziel überschritten ist und Sie eine Mahnung schreiben sollten – die sie ebenfalls mit wenigen Klicks direkt in der Rechnungssoftware erstellen und senden können.

Wenn Sie sich einmal entschieden haben, dass Sie für Ihr Unternehmen ein Rechnungsprogramm nutzen möchten, statt Rechnungsvorlagen in Word oder Excel, dann geht es ans Suchen.

Das richtige Rechnungsprogramm für Ihr Unternehmen zu finden, kann eine Herausforderung sein.

Hier erfahren Sie, worauf Sie bei der Auswahl Ihres Rechnungsprogramms achten sollten.

Welche Funktionen braucht mein Rechnungsprogramm?

Es kann sehr unterschiedlich sein, welche Funktionen Ihr Rechnungsprogramm haben sollte. Dies hängt ganz davon ab, wie sie die Software nutzen wollen. Möchten Sie lediglich Rechnungen schreiben? Oder zusätzliche Funktionen wie Lieferscheine, Angebote und Mahnwesen nutzen?

Einige Rechnungsprogramme bieten zusätzliche Buchhaltungsfunktionen, etwa Ausgaben erfassen, Zahlungen abgleichen und Berichte erstellen.

Überlegen Sie sich gut, was Sie wirklich brauchen. Oft ist weniger mehr, und eine riesige Bandbreite an sehr speziellen Funktionen macht ein Rechnungsprogramm häufig unnötig kompliziert.

Offline oder Online Rechnungsprogramm?

Desweiteren müssen Sie sich entscheiden, ob Sie ein offline oder ein online Rechnungsprogramm nutzen möchten.

Ein offline Rechnungsprogramm kaufen Sie als CD oder einmaligen Download. Es muss auf Ihrem Computer installiert werden und ist daher auch nur dort nutzbar.

Häufig kommt jedes Jahr eine neue Version heraus, die Sie wiederum kaufen müssen, um das Rechnungsprogramm auf dem aktuellen Stand bezüglich Rechtslage zu haben.

Ein online Rechnungsprogramm nutzen Sie gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr, wie bei einem Abo.

Es ist keine Installation erforderlich und Sie können es daher von allen Endgeräten aus nutzen. Sie loggen sich einfach über den Browser in Ihren Account ein und haben so jederzeit und überall Zugang zu Ihrem Rechnungsprogramm.

Es gibt verschieden Arten von Rechnungsprogrammen. Eine Hauptunterscheidung ist zwischen offline und online Rechnungsprogramm.

Offline vs. Online Rechnungsprogramm

Ein offline Rechnungsprogramm werden Sie in der Regel einmalig erwerben, sei es auf einem Datenträger, etwa einer CD, oder als einmaliger Download.

Diese offline Rechnungsprogramme installieren Sie anschließend auf Ihrem Computer. Ein Rechnungsprogramm dieser Art ist an das Gerät gebunden, auf dem es installiert ist und muss von dort aus genutzt werden.

Ein online Rechnungsprogramm nutzen Sie über den Browser ihres Computers. Es muss nicht installiert werden. Die Daten werden bei einem online Rechnungsprogramm in einem passwortgeschützten Account in der Cloud gespeichert.

Meist nutzen diese Rechnungsprogramme ein Abo-Modell, bei dem Sie die Software gegen einen geringen monatlichen oder jährlichen Beitrag nutzen dürfen.

Vorteile eines online Rechnungsprogramms in der Cloud

• Ein Rechnungsprogramm mit Cloudspeicherung ist mobil. Sie können auf Ihre Daten jederzeit von jedem beliebigen Computer aus zugreifen, indem Sie sich einfach über den Browser in Ihren Account einloggen.
• Geeignet für PC und Mac: Ein Rechnungsprogramm in der Cloud ist unabhängig davon, was für einen Computer Sie besitzen. Auch ein Wechsel ist so jederzeit möglich.
• Online Rechnungsprogramm sind immer aktuell. So werden etwa Änderungen der rechtlichen Vorgaben für Rechnungen stets direkt umgesetzt – Sie müssen sich um nichts kümmern.
• Online Rechnungsprogramme sind sicherer. Viele sind skeptisch, was in der Cloud gespeicherte Daten angeht – doch sie sind de facto sicherer als auf dem heimischen Computer abgelegte. Ein Festplattencrash etwa kann Ihnen nichts anhaben mit einem Online Rechungsprogramm.

Ein Rechnungsprogramm hat viele Vorteile. Der wichtigste: Ein einfaches System, mit dem Sie schnell Rechnungen schreiben, versenden und verwalten können.

Die wichtigsten sechs Funktionen zur einfachen Rechnungsverwaltung in einem Rechnungsprogramm sind:

1. Rechnungen schreiben mit einem Rechnungsprogramm

Zu den essentiellen Funktionen eines Rechnungsprogramms zählt der Versand von Rechnungen. Dazu steht Ihnen in einem Rechnungsprogramm eine professionelle Rechnungsvorlage zur Verfügung.

Diese ist bereits weitestgehend automatisiert: Daten wie Rechnungsdatum und Rechnungsnummer werden automatisch ausgefüllt. Sie müssen nur noch Kunde und Produkt aus einem Dropdown-Menü auswählen.

2. Rechnungsprogramm: Verschiedene Rechnungsdesigns wählen

Ein professionelles Rechnungsprogramm stellt Ihnen für Ihre Rechnungen verschiedene Designoptionen zur Auswahl:

• Standard
• Elegant
• Klassisch
• Vollbild

Daneben können Sie Ihre Rechnungvorlage mit einem Rechnungsprogramm weiter individualisieren:

• Logo hochladen
• Farbgestaltung anpassen
• Schriftart anpassen
• Felder ein-, oder ausblenden
• Unterschriftfeld hinzufügen

Dadurch erleichtert Ihnen Ihr Rechnungsprogramm die professionelle Gestaltung Ihrer Rechnungen.

3. Einfacher Rechnungsversand über ein Rechnungsprogramm

Mit einem Rechnungsprogramm können Sie Ihre Rechnungen nicht nur schnell schreiben und designen, sondern auch per Mausklick direkt versenden. Ihr Kunde erhält Ihre Rechnung also innerhalb weniger Sekunden direkt in seinem Email-Postfach.

Selbstverständlich sollten Sie mit einem guten Rechnungsprogramm auch den Begleittext Ihrer Email standardisieren bzw. anpassen können. Die meisten Rechnungsprogramme bieten Ihnen diese Funktion in den allgemeinen Einstellungen.

4. Rechnungsprogramm: Zahlungen automatisch buchen

Verknüpfen Sie Ihr Konto mit Ihrem Rechnungsprogramm, werden eingehende Zahlungen automatisch gebucht. Das erleichtert Ihnen die Verwaltung Ihrer Zahlungen und Rechnungen, denn Sie müssen Ihre Rechnungen nicht mehr manuell abgleichen.

Diese Aufgabe übernimmt Ihr Rechnungsprogramm: Es kann Zahlung und Rechnung zuordnen und markiert die entsprechende Rechnung automatisch als „bezahlt“.

5. Rechnungsprogramm mit schneller Rechnungsübersicht

Haben Sie Ihre Rechnungen geschrieben und versendet, möchten Sie den aktuellen Status Ihrer Rechnungen überprüfen. Ihr Rechnungsprogramm hat diese Funktion automatisiert.

In der Rechnungsübersicht in Ihrem Rechnungsprogramm sehen Sie den Status aller Rechnungen auf einen Blick:

• Gesendet
• Gesehen
• Unbezahlt
• Angezahlt
• Bezahlt
• Überfällig

So finden Sie jede Rechnung schnell wieder und können als „überfällig“ markierte Rechnungen direkt per Mausklick einmahnen.

6. Filterfunktion in Ihrem Rechnungsprogramm

Neben der Rechnungsübersicht bietet Ihnen ein Rechnungsprogramm zur Verwaltung Ihrer Rechnungen auch eine praktische Filterfunktion.

Sie können sich beispielsweise alle unbezahlten Rechnungen eines bestimmten Zeitraums anzeigen lassen. Außerdem können Sie auch nach einer beliebigen Rechnungsnummer oder einem Kunden suchen.

Mit einem Rechnungsprogramm finden Sie dadurch jede Rechnung schnell wieder.

Als Freelancer muss Ihr Rechnungsprogramm gewisse Kriterien erfüllen. Schließlich müssen Sie damit Ihre Aufträge und Finanzen korrekt verwalten können.

Hier erfahren Sie, auf welche Funktionen Sie bei Ihrem Rechnungsprogramm für Freelancer nicht verzichten sollten:

Rechnungsprogramm für Freelancer mit Angebotserstellung

Als Freelancer kennen Sie diese Situation bestimmt: Ein potentieller Kunde möchte, dass Sie ihm ein Angebot schicken. Diese Funktion sollte ein Rechnungsprogramm für Freelancer also unbedingt erfüllen.

Damit können Sie mit wenigen Mausklicks ein Angebot erstellen und an Ihren Kunden versenden. Willigt Ihr Kunde ein und akzeptiert das Angebot, können Sie es direkt in eine Rechnung umwandeln.

Sie sehen: Damit erspart Ihnen ein gutes Rechnungsprogramm viel Tipparbeit.

Rechnungsvorlage im Rechnungsprogramm für Freelancer

Wichtigstes Kriterium für Freelancer ist die passende Rechnungsvorlage. Nicht jede Rechnungsvorlage ist für Freelancer geeignet.

Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnungsvorlage die relevanten Pflichtangaben erfüllt:

• Ihr Name und Ihre Adresse
• Name und Anschrift Ihres Kunden
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Ihr Leistungsdatum
• Ihre Steuernummer
• Angaben zu Ihrer Leistung (Menge, Art)
• Rechnungsbetrag

Der Rechnungsbetrag sollte dabei in Bruttobetrag, Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag gegliedert sein.

Nur wenn ein Rechnungsprogramm diese Vorgaben erfüllt, ist es auch als Rechnungsprogramm für Freelancer geeignet.

Kleinunternehmerrechnung in Ihrem Rechnungsprogramm für Freelancer

Als Freelancer sind Sie möglicherweise Kleinunternehmer. In diesem Fall muss es Ihnen Ihr Rechnungsprogramm für Freelancer ermöglichen, eine umsatzsteuerfreie Rechnung auszustellen.

Im Optimalfall können Sie bereits in den Einstellungen Ihres Rechnungsprogramms festlegen, ob Sie Kleinunternehmer sind. Denn dann müssen Sie diese Einstellung nicht bei jeder Rechnung neu angeben – Ihr Rechnungsprogramm übernimmt sie dann automatisch für jede Rechnung.

Rechnungsprogramm mit Produkt-, und Leistungsverwaltung

Als Freelancer verkaufen Sie häufig Dienstleistungen an Ihre Kunden. Ein Rechnungsprogramm für Freelancer muss Ihnen daher eine entsprechende Leistungsverwaltung ermöglichen.

Sind Sie beispielsweise IT-Consultant, möchten Sie nicht für jede Rechnung neu Ihre Leistungen manuell eintippen. Sie möchten diese dann einfach per Dropdown-Menü auswählen können, z.B. „Stundensatz Erstberatung“ oder „Tagessatz Onsite-Support“.

Achten Sie deshalb darauf, dass Sie Ihre Leistungen in Ihrem Rechnungsprogramm entsprechend anlegen und verwalten können.

Rabatt und Skonto vergeben mit einem Rechnungsprogramm für Freelancer

Übernehmen Sie regelmäßig Aufträge für einen bestimmten Kunden, möchten Sie auf Ihrer Rechnung vielleicht Stammkundenrabatt gewähren. Oder Ihre Kunden dazu animieren, über eine Vergabe von Skonto schneller zu bezahlen.

Beides können Sie in einem professionellen Rechnungsprogramm für Freelancer tun.

Vergeben Sie Rabatt, steht Ihnen dafür ein Rabattfeld zur Verfügung, in das Sie die Höhe des Rabatts einfach eintippen. Der Preis wird anschließend automatisch neu berechnet.

Den Hinweis auf Skonto können Sie in einem freien Hinweisfeld Ihrer Rechnung vermerken, z.B. „Gewährung von 3% Skonto auf den Rechnungsbetrag bei Zahlung bis XXX“.

Rechnungsdesigner in Ihrem Rechnungsprogramm

Ein professioneller Rechnungdesigner ist ein weiteres Kriterium, das ein gutes Rechnungsprogramm für Freelancer auszeichnet.

Schließlich möchten Sie Ihre Rechnung an Ihr Corporate Design anpassen. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie mit Ihrem Rechnungsprogramm folgende Designeinstellungen vornehmen können:

• Logo uploaden
• Farben ändern
• Schriftart ändern
• Textfelder ein-, und ausblenden
• Verschiedene Rechnungsstile auswählen

Mit einem guten Rechnungsprogramm für Freelancer können Sie die Rechnungsvorlage weitestgehend individualisieren und Ihrem Stil anpassen.

Rechnungsprogramm mit automatischer Banking-Funktion

Was geschieht, wenn Sie Ihre Rechnung geschrieben und versendet haben? Der Kunde bezahlt. Ein Rechnungsprogramm sollte Ihnen diese Zahlungsverwaltung so einfach wie möglich machen.

In einem optimalen Rechnungsprogramm für Freelancer können Sie daher Ihr Konto direkt einbinden. Dadurch werden alle Zahlungsdaten in Ihr Rechnungsprogramm importiert und automatisch mit der entsprechenden Rechnung verknüpft.

Sie sehen: Diese Funktion erleichtert Ihnen die Rechnungsverwaltung erheblich.

Rechnungsprogramme gibt es viele. Gerade, wenn Sie als Gründer oder Freelancer noch am Anfang stehen, werden Sie vielleicht nach einem kostenlosen Rechnungsprogramm suchen. Gibt es überhaupt kostenlose Rechnungsprogramme, und ist ein solches Rechnungsprogramm für Sie geeignet und empfehlenswert?

Kostenloses Rechnungsprogramm – Testversion oder Vollversion?

Häufig, wenn Sie„kostenlos“ im Zusammenhang mit einem Rechnungsprogramm lesen, handelt es sich hierbei nicht um die Vollversion, sondern eine Testversion. Der Anbieter gibt Ihnen damit die Möglichkeit, das Rechnungsprogramm kennen zu lernen, bevor Sie sich entscheiden.

Oft können Sie das Rechnungsprogramm für einen bestimmten Zeitraum kostenlos nutzen. Oder es stehen Ihnen nur bestimmte, eingeschränkte Funktionen des Rechnungsprogramms kostenlos zur Verfügung.

Was kann ein kostenloses Rechnungsprogramm bieten?

Vollständig und dauerhaft kostenlose Rechnungsprogramme gibt es selbstverständlich auch. Jedoch sollten Sie sich im Klaren darüber sein, dass Sie dabei meist bestimmte Einschränkungen in Kauf nehmen müssen, was Sicherheit, Aktualität, Benutzerfreundlichkeit oder Funktionalität angeht.

Warum sind viele Rechnungsprogramme nicht kostenlos?

Die Entwicklung und Pflege eines guten Rechnungsprogramms ist aufwändig.

Die Rechnungsvorlagen müssen vor allem bei Online Rechnungsprogrammen stets aktualisiert und Gesetzesänderungen angepasst werden.

Der Funktionsumfang muss sinnvoll an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst sein und stetig weiterentwickelt werden. Ein benutzerfreundliches Rechnungsprogramm bietet z.B. meist weitere Features, wie etwa Lieferscheine, Mahnungen, Angebote und Zahlungsabgleich.

Es muss Kundensupport angeboten werden, in Form von Tutorials, FAQs, Webinaren und natürlich auch per Chat, Mail oder Telefon.

Es mag also kostenlose Rechnungsprogramme geben – ob sie Ihren Ansprüchen genügen, müssen Sie selbst testen.

Oft lohnt sich eine kleine Investition in ein gutes Online Rechnungsprogramm. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen stets aktuellen Vorgaben entsprechen, perfekt designt sind und Sie sparen mit einem durchdachten, benutzerfreundlichen Rechnungsp

Das richtige Rechnungsprogramm zu finden ist nicht immer einfach – denn jede Rechnungssoftware bietet andere Funktionen. Als Unternehmer und Gründer müssen Sie daher zuerst abwägen, welche Funktionen Ihr Rechnungsprogramm erfüllen sollte.

Die neun wichtigsten Funktionen sind folgende:

1. Versteuerungs-Option im Rechnungsprogramm

Als Regelunternehmer unterliegen Sie entweder der Soll-Versteuerung oder der Ist-Versteuerung. In den Einstellungen Ihres Rechnungsprogramms sollten Sie daher auswählen können, nach welcher Versteuerungsart Sie an das Finanzamt berichten müssen.

Bei der Soll-Versteuerung wird Ihre Umsatzsteuer sofort zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung fällig. Im Gegensatz dazu müssen Sie bei der Ist-Versteuerung Ihre Umsatzsteuer erst zum Zeitpunkt der Zahlung Ihrer Rechnung abführen.

2. Rechnungsprogramm mit Kleinunternehmer-Funktion

Sind Sie Kleinunternehmer, müssen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Auch diesen Status sollte Ihr Rechnungsprogramm berücksichtigen.

Optimal ist es, wenn Sie in Ihrem Rechnungsprogramm zwischen der Option „Kleinunternehmer“ und „Regelunternehmer“ wählen können. Entscheiden Sie sich für die Kleinunternehmer-Option, werden Ihre Rechnungen automatisch umsatzsteuerfrei erstellt.

3. Rechnungsprogramm: Kontaktverwaltung und Produktverwaltung

Eine weitere wichtige Funktion in Ihrem Rechnungsprogramm ist die Kontaktverwaltung und Produktverwaltung. Hier sollten Sie neue Kontakte und Produkte erstellen bzw. per Excel-Datei importieren können.

Dadurch müssen Sie bei Ihrer Rechnungsstellung nicht jedes Mal Name und Adresse des Kunden manuell eintragen, sondern können Ihren Kunden einfach per Dropdown-Menü auswählen.

4. Rechnungsprogramm mit professioneller Rechnungsvorlage

Ein zentrales Element jedes Rechnungsprogramms ist eine professionelle Rechnungsvorlage. Achten Sie darauf, dass die Rechnungsvorlage Ihrer Rechnungssoftware den rechtlichen Rahmenbedingungen entspricht.

Dazu zählen in erster Linie verpflichtende Rechnungsangaben wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsdatum etc.

5. Aktueller Rechnungsstatus in Ihrem Rechnungsprogramm

Je mehr Rechnungen Sie schreiben, umso komplexer wird auch Ihre Buchhaltung. Daher ist es wichtig, dass Ihnen Ihr Rechnungsprogramm immer eine aktuelle Rechnungsübersicht zur Verfügung stellt.

Hier sollte der Status jeder Rechnung dargestellt sein: Wurde Ihre Rechnung bereits geöffnet? Hat Ihr Kunde schon bezahlt? Oder ist Ihre Rechnung überfällig? Eine gute Rechnungssoftware liefert Ihnen diese Informationen auf einen Blick in der Rechnungsübersicht.

6. Rechnungsprogramm mit Banking-Funktion

Ein Rechnungsprogramm sollte Ihnen Ihre Buchhaltung so einfach wie möglich machen. Wichtig ist daher ebenfalls eine integrierte Banking-Funktion, über die Sie Ihr Bankkonto anbinden können.

Ihr Rechnungsprogramm erkennt dann automatisch, welche Zahlung für welche Rechnung bereits eingegangen ist – und markiert die Rechnungen entsprechend als „bezahlt“.

7. Ausgaben-Funktion im Rechnungsprogramm

Neben Ihren Einnahmen müssen Sie natürlich auch Ihre Ausgaben über Ihre Rechnungssoftware verwalten. Das bedeutet: Ihr Rechnungsprogramm sollte es Ihnen ermöglichen, Belege hochzuladen und daraus Ausgaben zu erstellen.

Im Optimalfall verfügt Ihr Rechnungsprogramm über eine Handy-App, über die Sie Belege einfach abfotografieren und automatisch hochladen können.

8. Rechnungsprogramm mit Einnahmen-Ausgaben Übersicht

Am Monatsende möchten Sie vermutlich wissen, wie hoch Ihr Gewinn ausfällt. Ein gutes Rechnungsprogramm bietet Ihnen dafür eine funktionale Einnahmen-Ausgaben Übersicht.

Hier finden Sie übersichtlich eine Darstellung all Ihrer Einnahmen und Ausgaben des entsprechenden Zeitraums mit automatischer Gewinnermittlung.

9. Datenexport in Excel und DATEV

Einmal im Jahr müssen Sie als Unternehmer Ihre Steuererklärung erstellen und an das Finanzamt übermitteln. Viele Unternehmer nutzen dafür die Hilfe eines Steuerberaters, der mithilfe des Programms DATEV Ihre Steuererklärung erstellt.

Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Rechnungsprogramm einen Datenexport über DATEV ermöglicht. Dadurch ist sichergestellt, dass Ihr Steuerberater Ihre Rechnungs-, und Buchhaltungsdaten korrekt weiterverarbeiten kann.