Auf der Suche nach einem Rechnungsprogramm werden Sie sich natürlich zunächst fragen: Was muss ein Rechnungsprogramm eigentlich können?

Die Antwort auf diese Frage hängt zu einem großen Teil natürlich davon ab, was für ein Unternehmen Sie haben und wie Sie Ihr Rechnungsprogramm nutzen wollen.

Das Wichtigste: Rechnungen schreiben

Das zentrale Feature eines Rechnungsprogramms ist klar. Rechnungen erstellen soll es können – und das möglichst schnell und einfach.

Wenn Sie ein Rechnungsprogramm testen, achten Sie darauf, wie lange Sie von der Anmeldung bis zur Fertigstellung Ihrer ersten Rechnung benötigen. Ein guter Indikator dafür, wie intuitiv und nutzerfreundlich die Software ist.

Rund um die Rechnung: Nützliche Zusatz-Features eines Rechnungsprogramms

Wenn Sie Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm schreiben, bietet es sich an, auch alle weiteren Dokumente rund um die Rechnung ebenfalls an Ort und Stelle in der Software zu verwalten – so sorgen Sie für Ordnung und Übersicht.

In vielen Rechnungsprogrammen haben Sie daher die Option, auch Angebote, Lieferscheine, Zahlungserinnerungen, Mahnungen und Zahlungsbestätigungen zu erstellen.

Oft können Sie z.B. auch eine Rechnung direkt aus einem Angebot oder Lieferschein erstellen – das spart zusätzlich Zeit und verhindert Fehler.

Sie sind viel unterwegs als Freelancerin oder Selbstständiger? Dann lohnt es sich, die Augen offen zu halten nach einem Rechnungsprogramm, das auch auf Ihrem iPhone funktioniert.

Gibt es ein Rechnungsprogramm, dass sie auch bequem auf mobilen Geräten wie iPad oder iPhone nutzen können?

Klar – Voraussetzung ist allerdings, dass es ein Rechnungsprogramm ist, das die Daten in der Cloud speichert und daher von allen Geräten aus genutzt werden kann, wenn Sie sich in Ihren Account einloggen.

Ein Rechnungsprogramm, das heruntergeladen oder auf einer CD erworben und dann auf einem Rechner installiert wird ist wesentlich unflexibler und kann nur an diesem einen Gerät genutzt werden.

Rechnungsprogramm in der Cloud – Nutzung überall

Ein Rechnungsprogramm mit Cloudspeicherung ist nicht an ein Gerät gebunden. Sie können sich zuhause an ihrem Mac oder PC einloggen, aber auch von jedem anderen Computer, im Büro, bei Mitarbeitern, unterwegs. Alles was Sie brauchen sind die Zugangsdaten für Ihren Account.

Sie können somit jederzeit und überall über den Browser auf die Daten aus ihrem Rechnungsprogramm zugreifen – um zum .

Rechnungsprogramm mit iPhone App

Natürlich können sie jedes cloudbasierte Rechnungsprogramm über den Browser sowohl an jedem Rechner als auch am Smartphone öffnen.

Manche Rechnungsprogramme gehen aber noch einen Schritt weiter und bieten eine eigene iPhone App für die noch komfortablere und effizientere mobile Nutzung.

Eine iOS App für dein Rechnungsprogramm bietet Ihnen die Möglichkeit, unterwegs bequem Rechnungen zu erstellen und Ausgaben zu erfassen, indem Sie einfach Fotos von deinen Kassenbons und anderen Belegen hochladen.

Ein Rechnungsprogramm kann viel Zeit und Arbeit sparen für Freelancer und Selbstständige. Das Erstellen einer Rechnung dauert oft weniger als eine Minute.

Kundendaten und Produktdaten können hinterlegt und per Klick einfach eingefügt werden. Auch Zahlungsfristen, Rabatte, Kleinunternehmerregelung sind in den meisten Rechnungsprogrammen speicherbar.

Was häufig unterschätzt wird: eine Rechnung muss nicht nur rechtlich gültig sein und alle vorgeschriebenen Angaben enthalten, sondern sie sollte auch klar und übersichtlich aufgebaut sein und ein ansprechendes Design haben.

Rechnungsprogramm für Branding nutzen

Ihre Rechnung kann so etwas wie Ihre zweite Visitenkarte sein. Mit einer persönlichen Note können Sie Eindruck beim Kunden hinterlassen und sich im grauen Rechnungseinerlei positiv hervorheben.

Viele Rechnungsprogramme bieten Ihnen die Möglichkeit Ihr Firmenlogo hochzuladen, und manchmal auch zusätzliche Gestaltungsmöglichkeiten.

So können Sie in einigen Rechnungsprogrammen etwa die Schriftfarbe und die Schriftart passend zu Ihrem Logo einstellen.

Rechnungsdesign: ohne Vorkenntnisse im Rechnungsprogramm

Gutes Design macht immer einen guten Eindruck, sei es auf Visitenkarten, der Website oder eben auf der Rechnung.

Oft braucht es aber Vorkenntnisse, um ein anssprechendes Ergebnis beim Rechnungsdesign und Layout zu erhalten. Ein Rechnungsprogramm kann auch hier vieles erleichtern.

Mit Designoptionen, die einfach per Mausklick angewählt werden können, ist ein Rechnungsprogramm auch für Anfänger ganz ohne Designkenntnisse geeignet.

Zeit sparen mit einem Rechnungsprogramm

Natürlich lässt siche eine Vorlage für ein Rechnungsdesign auch beispielsweise in Word erstellen. Bis alles sitzt dauert es aber in der Regel eine Weile – und oft verschiebt sich am Ende doch wieder ein Absatz und alles ist hin.

Rechnungsprogramme bieten eine Rechnungsvorlage, in der Layout und Designoptionen ganz einfach einstellbar sind. So können Sie sekundenschnell Ihr Design anpassen und mit einer schicken Rechnung beeindrucken.

Oft lassen sich Selbstständige von der komplizierten Welt der Rechnungsstellung und Buchhaltung abschrecken. Ein Rechnungsprogramm – ist das nicht schrecklich schwierig zu handhaben?

Natürlich gibt es Rechnungsprogramme die sich vor allem an professionelle Nutzer oder welche mit Vorkenntnissen richten.

Diese erkennen Sie oft an einer sehr großen Anzahl sehr spezieller Funktionen, oder auch der verbreiteten Nutzung einer Fachsprache der Rechnungsstellung und Buchhaltung, die für Laien schwer verständlich ist.

Dennoch kommt niemand als Selbstständiger und selbst als Kleinunternehmer um Rechnungsstellung und Buchhaltung herum.

Ein Rechnungsprogramm kann wirklich viel Zeit und Arbeit sparen, Sie sollten jedoch bei der Auswahl darauf achten, dass es auch für Einsteiger leicht zu bedienen ist.

Wir verraten, woran Sie ein einfaches Rechnungsprogramm erkennen:

1. Klare und ansprechende Nutzeroberfläche des Rechnungsprogramms

Ein gut designtes Rechnungsprogramm macht einfach mehr Spaß bei der Arbeit – aber das ist natürlich längst nicht alles.

Ein durchdachtes UI-Design macht die Arbeit mit dem Rechnungsprogramm intuitiv, schnell und sorgt für reibungslose Workflows.

2. Verständliche Sprache des Rechnungsprogramms

Oft lasse sich Sachverhalte in der Rechnungsstellung und Buchhaltung auch vereinfacht beschreiben.

Verzichtet ein Rechnungsprogramm so weit wie möglich auf sperriges Fachvokabular, erleichtert dies den Einstieg ungemein.

3. Funktionen des Rechnungsprogramms

Bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms achten viele Selbstständige vor allem darauf, wie viele Funktionen die Software bietet.

Was sie nicht bedenken: Zu viele Funktionen machen ein Rechnungsprogramm immer auch kompliziert. Überlegen Sie besser genau, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen, und was verzichtbar ist.

Auch Gründer müssen Rechnungen schreiben und versenden – und das geht am besten über ein spezielles Rechnungsprogramm für Gründer.

Hier erfahren Sie, wie Sie mit einem Rechnungsprogramm Ihre Rechnungen schnell und einfach schreiben können.

1. Rechnungsprogramm: Einfache Rechnungsvorlage

Die wichtigste Funktion in einem Rechnungsprogramm für Gründer ist die Rechnungsvorlage. Hier sind bereits alle relevanten Pflichtangaben enthalten:

• Ihr Name und Ihre Anschrift
• Kundenname und –anschrift
• Ihre Steuernummer
• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
• Leistungsdatum / Lieferdatum
• Art, Menge und Preis des Produktes / der Leistung

Mit einem Rechnungsprogramm für Gründer gehen Sie also sicher, dass Ihre Rechnung alle rechtlichen Kriterien erfüllt.

Das gilt auch für Ihre Kleinunternehmer-Rechnung. Sind Sie Kleinunternehmer, können Sie dies in den Einstellungen Ihres Rechnungsprogramms vermerken – und Ihre Rechnungsvorlage ist immer umsatzsteuerfrei.

2. Kundenverwaltung & Produktverwaltung in Ihrem Rechnungsprogramm

Eine sehr praktische Funktion ist die Kundenverwaltung und Produktverwaltung in Ihrem Rechnungsprogramm. Sie importierenn bestehende Kunden und Produkte ganz einfach per CSV-Datei  – oder legen neue Kunden bzw. Produkte manuell an.

In Ihrer Rechnungsvorlage können Sie Kunde und Produkt dann direkt per Dropdown-Menü auswählen. Dadurch ersparen Sie sich umständliche Tipparbeit.

3. Schneller Rechnungsversand via Rechnungsprogramm

Anstatt Ihre Rechnungen per Email oder per Post zu versenden, können Sie mit einem Rechnungsprogramm für Gründer alle Rechnungen per Mausklick an Ihre Kunden schicken. Das ist zeiteffizient und erspart Ihnen Mühe.

Der Vorteil für Ihren Kunden: Er erhält Ihre Rechnung direkt aus Ihrem Rechnungsprogramm heraus mit passender Betreff-Zeile und Begleittext in sein Email-Postfach. Dadurch kann er Ihre Rechnung direkt zuordnen.

4. Online-Zahlungsoption in Ihrem Rechnungsprogramm

Eine weitere Funktion in Ihrem Rechnungsprogramm ist praktisch: Sie haben die Option, Ihre Rechnung mit Online-Zahlungsoptionen, z.B. PayPal, zu verknüpfen.

Ihr Kunde kann Ihre Rechnung dann schnell und einfach bezahlen, indem er auf den „Jetzt bezahlen“ Button in Ihrer Email klickt. Dadurch erleichtern Sie Ihrem Kunden die Zahlung der Rechnung – und erhalten Ihr Geld früher.

5. Rechnungsprogramm mit automatischem Zahlungsabgleich

Ein professionelles Rechnungsprogramm für Gründer lässt Sie Ihr Bankkonto direkt verknüpfen. Der Vorteil: Sie können eingehende Zahlungen direkt in Ihrem Rechnungsprogramm verwalten und mit der entsprechenden Rechnung verknüpfen.

Gute Rechnungsprogramme erledigen dies sogar automatisch: Sie erkennen anhand eines Algorithmus, welche Zahlung zu welcher Rechnung passt und markieren die entsprechende Rechnung als „bezahlt“:

Sie sehen in Ihrem Rechnungsprogramm also immer, welche Rechnung bereits bezahlt wurde und welche Zahlung noch ausstehend ist.

6. Aktueller Rechnungsstatus in Ihrem Rechnungsprogramm

Mit einem Rechnungsprogram für Gründer haben Sie immer einen guten Überblick über den aktuellen Rechnungsstatus. Auf einer Übersichtsseite wird Ihnen der Status jeder Rechnung angezeigt:

• Gesendet
• Bezahlt
• Unbezahlt
• Überfällig

Sie müssen Ihre Rechnungen also nicht manuell verwalten, sondern sehen in Ihrem Rechnungsprogramm immer automatisch den Status aller Ihrer Rechnungen.

7. Rechnungsprogramm: Einfacher Rechnungsprozess

Manuell Angebote erstellen, Mahnungen schreiben und Zahlungen buchen ist ein großer Aufwand. Ein gutes Rechnungsprogramm für Gründer nimmt Ihnen diese Arbeit ab.

Ihr Rechnungsprogramm verfügt über einen zeitsparenden und automatisierten Rechnungsprozess. Haben Sie ein Angebot erstellt und nimmt Ihr Kunde es an, können Sie es automatisch in eine Rechnung umwandeln. Aus Rechnungen können Sie per Mausklick Lieferscheine erstellen – oder sie bei Bedarf in eine Mahnung umwandeln.

Von der Rechnungsstellung über die –abwicklung bis zur –verwaltung stellt Ihnen Ihr Rechnungsprogramm für Gründer damit einen einfachen und übersichtlichen Rechnungsprozess zur Verfügung.