Rechnungsprogramme gibt es viele. Gerade, wenn Sie als Gründer oder Freelancer noch am Anfang stehen, werden Sie vielleicht nach einem kostenlosen Rechnungsprogramm suchen. Gibt es überhaupt kostenlose Rechnungsprogramme, und ist ein solches Rechnungsprogramm für Sie geeignet und empfehlenswert?
Kostenloses Rechnungsprogramm – Testversion oder Vollversion?
Häufig, wenn Sie„kostenlos“ im Zusammenhang mit einem Rechnungsprogramm lesen, handelt es sich hierbei nicht um die Vollversion, sondern eine Testversion. Der Anbieter gibt Ihnen damit die Möglichkeit, das Rechnungsprogramm kennen zu lernen, bevor Sie sich entscheiden.
Oft können Sie das Rechnungsprogramm für einen bestimmten Zeitraum kostenlos nutzen. Oder es stehen Ihnen nur bestimmte, eingeschränkte Funktionen des Rechnungsprogramms kostenlos zur Verfügung.
Was kann ein kostenloses Rechnungsprogramm bieten?
Vollständig und dauerhaft kostenlose Rechnungsprogramme gibt es selbstverständlich auch. Jedoch sollten Sie sich im Klaren darüber sein, dass Sie dabei meist bestimmte Einschränkungen in Kauf nehmen müssen, was Sicherheit, Aktualität, Benutzerfreundlichkeit oder Funktionalität angeht.
Warum sind viele Rechnungsprogramme nicht kostenlos?
Die Entwicklung und Pflege eines guten Rechnungsprogramms ist aufwändig.
Die Rechnungsvorlagen müssen vor allem bei Online Rechnungsprogrammen stets aktualisiert und Gesetzesänderungen angepasst werden.
Der Funktionsumfang muss sinnvoll an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst sein und stetig weiterentwickelt werden. Ein benutzerfreundliches Rechnungsprogramm bietet z.B. meist weitere Features, wie etwa Lieferscheine, Mahnungen, Angebote und Zahlungsabgleich.
Es muss Kundensupport angeboten werden, in Form von Tutorials, FAQs, Webinaren und natürlich auch per Chat, Mail oder Telefon.
Es mag also kostenlose Rechnungsprogramme geben – ob sie Ihren Ansprüchen genügen, müssen Sie selbst testen.
Oft lohnt sich eine kleine Investition in ein gutes Online Rechnungsprogramm. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen stets aktuellen Vorgaben entsprechen, perfekt designt sind und Sie sparen mit einem durchdachten, benutzerfreundlichen Rechnungsp
]]>Das richtige Rechnungsprogramm zu finden ist nicht immer einfach – denn jede Rechnungssoftware bietet andere Funktionen. Als Unternehmer und Gründer müssen Sie daher zuerst abwägen, welche Funktionen Ihr Rechnungsprogramm erfüllen sollte.
Die neun wichtigsten Funktionen sind folgende:
1. Versteuerungs-Option im Rechnungsprogramm
Als Regelunternehmer unterliegen Sie entweder der Soll-Versteuerung oder der Ist-Versteuerung. In den Einstellungen Ihres Rechnungsprogramms sollten Sie daher auswählen können, nach welcher Versteuerungsart Sie an das Finanzamt berichten müssen.
Bei der Soll-Versteuerung wird Ihre Umsatzsteuer sofort zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung fällig. Im Gegensatz dazu müssen Sie bei der Ist-Versteuerung Ihre Umsatzsteuer erst zum Zeitpunkt der Zahlung Ihrer Rechnung abführen.
2. Rechnungsprogramm mit Kleinunternehmer-Funktion
Sind Sie Kleinunternehmer, müssen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Auch diesen Status sollte Ihr Rechnungsprogramm berücksichtigen.
Optimal ist es, wenn Sie in Ihrem Rechnungsprogramm zwischen der Option „Kleinunternehmer“ und „Regelunternehmer“ wählen können. Entscheiden Sie sich für die Kleinunternehmer-Option, werden Ihre Rechnungen automatisch umsatzsteuerfrei erstellt.
3. Rechnungsprogramm: Kontaktverwaltung und Produktverwaltung
Eine weitere wichtige Funktion in Ihrem Rechnungsprogramm ist die Kontaktverwaltung und Produktverwaltung. Hier sollten Sie neue Kontakte und Produkte erstellen bzw. per Excel-Datei importieren können.
Dadurch müssen Sie bei Ihrer Rechnungsstellung nicht jedes Mal Name und Adresse des Kunden manuell eintragen, sondern können Ihren Kunden einfach per Dropdown-Menü auswählen.
4. Rechnungsprogramm mit professioneller Rechnungsvorlage
Ein zentrales Element jedes Rechnungsprogramms ist eine professionelle Rechnungsvorlage. Achten Sie darauf, dass die Rechnungsvorlage Ihrer Rechnungssoftware den rechtlichen Rahmenbedingungen entspricht.
Dazu zählen in erster Linie verpflichtende Rechnungsangaben wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsdatum etc.
5. Aktueller Rechnungsstatus in Ihrem Rechnungsprogramm
Je mehr Rechnungen Sie schreiben, umso komplexer wird auch Ihre Buchhaltung. Daher ist es wichtig, dass Ihnen Ihr Rechnungsprogramm immer eine aktuelle Rechnungsübersicht zur Verfügung stellt.
Hier sollte der Status jeder Rechnung dargestellt sein: Wurde Ihre Rechnung bereits geöffnet? Hat Ihr Kunde schon bezahlt? Oder ist Ihre Rechnung überfällig? Eine gute Rechnungssoftware liefert Ihnen diese Informationen auf einen Blick in der Rechnungsübersicht.
6. Rechnungsprogramm mit Banking-Funktion
Ein Rechnungsprogramm sollte Ihnen Ihre Buchhaltung so einfach wie möglich machen. Wichtig ist daher ebenfalls eine integrierte Banking-Funktion, über die Sie Ihr Bankkonto anbinden können.
Ihr Rechnungsprogramm erkennt dann automatisch, welche Zahlung für welche Rechnung bereits eingegangen ist – und markiert die Rechnungen entsprechend als „bezahlt“.
7. Ausgaben-Funktion im Rechnungsprogramm
Neben Ihren Einnahmen müssen Sie natürlich auch Ihre Ausgaben über Ihre Rechnungssoftware verwalten. Das bedeutet: Ihr Rechnungsprogramm sollte es Ihnen ermöglichen, Belege hochzuladen und daraus Ausgaben zu erstellen.
Im Optimalfall verfügt Ihr Rechnungsprogramm über eine Handy-App, über die Sie Belege einfach abfotografieren und automatisch hochladen können.
8. Rechnungsprogramm mit Einnahmen-Ausgaben Übersicht
Am Monatsende möchten Sie vermutlich wissen, wie hoch Ihr Gewinn ausfällt. Ein gutes Rechnungsprogramm bietet Ihnen dafür eine funktionale Einnahmen-Ausgaben Übersicht.
Hier finden Sie übersichtlich eine Darstellung all Ihrer Einnahmen und Ausgaben des entsprechenden Zeitraums mit automatischer Gewinnermittlung.
9. Datenexport in Excel und DATEV
Einmal im Jahr müssen Sie als Unternehmer Ihre Steuererklärung erstellen und an das Finanzamt übermitteln. Viele Unternehmer nutzen dafür die Hilfe eines Steuerberaters, der mithilfe des Programms DATEV Ihre Steuererklärung erstellt.
Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Rechnungsprogramm einen Datenexport über DATEV ermöglicht. Dadurch ist sichergestellt, dass Ihr Steuerberater Ihre Rechnungs-, und Buchhaltungsdaten korrekt weiterverarbeiten kann.
]]>Es gibt viele Gründe, warum Sie eine Rechnungsvorlage für Ihre Abrechnung benötigen – aber ehrlich gesagt gibt es auch einen sehr guten Grund, keine Rechnungsvorlage zu verwenden. Am Ende des Beitrags kennen Sie ihn.
Fakturierung in Word oder Excel ist überhaupt nicht schwierig, wenn Sie eine Rechnungsvorlage verwenden. Mehr erfahren Sie in meinem vorherigen Post „So fakturieren Sie in Excel“.
Das Hauptargument für eine Rechnungsvorlage besteht darin, dass Sie damit vollständige Kontrolle über Ihre Rechnungsstellung haben.
Weiter unten finden Sie eine Rechnungsvorlage, Gutschrift Vorlage und Mahnung Vorlage zum herunterladen.
1. Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Abrechnung mit eine Rechnungsvorlage
Sie haben die Kontrolle über Ihre Rechnungsstellung. Word und Excel übernimmt keine seltsamen Fehler und Sie Schreiben einfach nur alle Informationen in die Rechnungsvorlage. Dann ist es leicht, die Rechnung per Brief oder E-Mail zu senden.
2. Sie können Ihre Rechnungsvorlage ändern, wie Sie es wollen
Dazu müssen Sie nur die Rechnungsvorlage in Word oder Excel zu öffnen. Dann können Sie die Einstellungen, die Farben oder die Informationen zu Ihrem Unternehmen ändern. Sie können Teile, die Sie nicht brauchen, von der Rechnungsvorlagen entfernen. Oder Sie fügen etwa einen direkten Link ihrem LinkedIn-Profil hinzu.
3. Nutzen Sie auch Gutschrift Vorlage und Mahnung Vorlage
Neben einer Rechnungsvorlage finden Sie auf dieser Seite auch direkt eine Gutschrift Vorlage und eine Mahnung Vorlage. Mit Gutschrift Vorlage können Sie eine Gutschrift erstellen, wenn sich zum Beispiel der Preis oder die Anzahl der gelieferten Produkte ändert. Falls unbezahlte Rechnungen Ihrer Kunden vorliegen, senden Sie eine Mahnung.
4. Sie müssen mit einer Rechnungsvorlage keine Steuerkennzeichen haben
In der Regel müssen Sie verschiedene Steuerkennzeichen erstellen, wenn Sie mit verschiedenen Mehrwertsteuersätzen oder in verschiedene Länder verkaufen. Wenn Sie mit einer Rechnungsvorlage in Excel oder Word eine Rechnung erstellen geben Sie einfach nur die Mehrwertsteuer ein, mit der Sie Ihr Produkt verkaufen.
5. Erstellen Sie einfach eine Elektronische Rechnung mit eine Rechnungsvorlage
Wenn Sie eine Elektronische Rechnung mit einer Rechnungsvorlage erstellen, können Sie die Rechnung als PDF speichern und senden sie per E-Mail an Ihren Kunden. Wenn Sie Ihre Rechnung per Post verschicken möchten, können Sie die Rechnung einfach ausdrucken
Wie gesagt gibt es aber auch einen Grund, nicht mit einer Rechnungsvorlage eine Rechnung zu erstellen. Wenn Sie ein Unternehmen mit vielen Kunden und dementsprechend zahlreichen Rechnungen haben, ist es in der Regel sinnvoll, sich ein Rechnungsprogramm oder ein Buchhaltungsprogramm zuzulegen. Auch darin können Sie Ihre eigene Rechnungsvorlage designen, etwa im Debitoor Rechnungsprogramm.
]]>Sie können Ihre Rechnungsstellung leicht und einfach mit Excel machen. Es gibt viele Vorteile, Ihre Rechnungen in Excel zu schreiben. Unten erhalten Sie eine Liste. Sie erhalten auch eine Anleitung, wie Sie Ihre Rechnungen schreiben können.
Vorteile der Abrechnung in Excel
1. Sie verhindern, dass Ihre Daten verloren gehen oder in irgendeiner Weise an Dritte weitergegeben werden
2. Sie haben die vollständige Kontrolle Ihrer Dokumente und können Ihre Rechnung gestalten, wie Sie wollen
3. Sie können Ihre Rechnungen online jederzeit schreiben – Sie sind nicht abhängig von einer Internetverbindung
Fakturierung in Excel
Als erstes laden Sie sich die Rechnungsvorlage in Excel oder Word herunter. Es hängt davon ab, was Sie bevorzugen – Word oder Excel. Sobald Sie eine Rechnungsvorlage herunterladen, schreiben Sie Ihre Kontaktinformationen und die Kundenanschrift auf die Rechnung. Zusätzlich Zahlungsbedingung, Artikel, Preise, Mehrwertsteuer und der Rechnungsbetrag wird addiert.
Gut zu wissen zur Fakturierung:
Wie nutzt man eine Rechnungsvorlage?
Ist die Rechnungsvorlage in Excel oder Word besser?
Fehler bei der Fakturierung
Wenn Sie einen Fehler bei der Fakturierung machen, sollten Sie eine Gutschrift verwenden um die Rechnung auszugleichen und den Fehler zu korrigieren. Laden Sie unsere Vorlage für Gutschriften runter. Es gibt zwei Szenarien, bei denen Fehler bei die Fakturierung entstehen können.
Der Kunde hat die Rechnung bezahlt: Ihr Kunde hat die Waren erhalten, aber sie entsprechen nicht seiner Erwartung. Sie können dem Kunden eine Gutschrift senden und den Betrag zurück erstatten.
Der Kunde hat die Rechnung nicht bezahlt: Der Kunde bemängelt die erhaltene Ware und fordert eine Preisminderung. In diesem Fall können Sie die Rechnung mit einer Gutschrift als Storno ausgleichen und dem Kunden eine neue Rechnung mit dem inkludierten Preisnachlass senden.
Gut zu wissen zu Gutschriften:
Wie eine Rechnung durch Gutschrift stornieren?
Ausbleibender Zahlungseingang
Hat Ihr Kunde die Rechnung nicht bei Fälligkeit gezahlt, können Sie ihm eine Mahnung senden. Laden Sie einfach unsere Mahnung Vorlagen runter. Wir haben auch eine Mahnungsprozedur beschrieben.
Gut zu wissen zur Mahnungsstellung:
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