Ist ein Rechnungsprogramm das richtige für mich? Ist das nicht nur etwas für größere Unternehmen? Oder Leute mich Buchhaltungskenntnissen?

Diese Fragen werden Sie sich möglicherweise stellen, wenn Sie darüber nachdenken, ein Rechnungsprogramm für Ihr Unternehmen zu nutzen.

Die gute Nachricht: Es gibt Rechnungsprogramme für verschiedene Anforderungen und Ansprüche. Sie müssen nur das passende finden.

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Sind Sie umsatzsteuerpflichtig oder nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung?

In vielen Rechnungsprogrammen können Sie dies in den Einstellungen hinterlegen. Ihre Rechnungen werden dann entsprechend ohne Umsatzsteuer ausgewiesen.

Ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung lässt sich außerdem normalerweise in einem Rechnungsprogramm als Standard auf jeder Rechnung speichern, so dass Sie ihn nicht jedesmal manuell eingeben müssen.

Rechnungsprogramm: Solopreneur oder Team?

Sind Sie Freelancer oder Solopreneur, arbeiten also alleine?

Es gibt Rechnungsprogramme, die speziell auf kleine Unternehmen wie Ihres zugeschnitten sind, mit besonders einfacher und schneller Bedienung, damit mehr Zeit für alles andere bleibt.

Sie haben Mitarbeiter? Viele Rechnungsprogramme bieten einen Mehrbenutzer-Modus an.

Sie können dann Teammitgliedern Zugang zum Rechnungsprogramm geben und deren Zugriffsrechte meist auch individuell verwalten. Geben Sie also einem Mitarbeiter etwa nur Zugriff auf die Rechnungsstellung, nicht aber auf die Berichte im Rechnungsprogramm.

Als Kleinunternehmer benötigen Sie ein spezielles Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer, das Ihre Anforderungen erfüllt. Aber wissen Sie auch, um welche Kriterien es sich dabei konkret handelt?

Zu den wichtigen Funktionen in einem Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer zählen:

1. Kleinunternehmerregelung in Ihrem Rechnungsprogramm

Ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer muss selbstverständlich die Kleinunternehmerregelung berücksichtigen.

In einem professionellen Rechnungsprogramm können Sie bereits in Ihren Einstellungen festlegen, ob Sie Kleinunternehmer sind oder Regelunternehmer. In diesem Fall sind für Sie Funktionen wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder die Bilanz nicht relevant.

2. Rechnungsprogramm mit professioneller Rechnungsvorlage

Natürlich sollte Ihnen Ihr Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer auch eine professionelle Rechnungsvorlage zur Verfügung stellen.

Wichtig ist nicht nur, dass alle notwendigen Pflichtangaben enthalten sind.

Sie sollten auch Ihr Rechnungsdesign individuell anpassen können. Wichtig ist darum, dass Ihr Rechnungsprogramm über verschiedene Rechnungsdesigns verfügt. Außerdem sollten Sie Ihr Logo hochladen und die Rechnung auf Wunsch auch mit einer Unterschrift versehen können.

3. Rechnungsprogramm: Rechnung ohne Umsatzsteuer

Haben Sie die Kleinunternehmerregelung in Ihrem Rechnungsprogramm aktiviert, wird jede Ihrer Rechnungen automatisch umsatzsteuerfrei ausgestellt.

Öffnen Sie nun Ihre Rechnungsvorlage, finden Sie dort alle gesetzlichen Rechnungsangaben mit Ausnahme der Auszeichnung von Umsatzsteuer. Denn: Als Kleinunternehmer dürfen Sie niemals Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen.

4. Einfache Ausgabenverwaltung in Ihrem Rechnungsprogramm

Neben Einnahmen müssen Sie in Ihrem Rechnungsprogramm auch Ausgaben verwalten können. Ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer ermöglicht es Ihnen, Ihre Ausgaben und Belege einzupflegen und entsprechend zu verwalten.

Verfügt Ihr Rechnungsprogramm über eine mobile App, erleichtert Ihnen das Ihre Ausgabenverwaltung zusätzlich: Sie können Ihre Belege dann einfach abfotografieren – und Ihr Rechnungsprogramm erstellt automatisch eine neue Ausgabe dazu.

5. Gewinnermittlung in Ihrem Rechnungsprogramm

Als Kleinunternehmer können Sie faktisch die einfache Buchführung in Anspruch nehmen. Das bedeutet, dass Sie Ihren Gewinn nach einer einfachen Einnahmen-Ausgaben Rechnung ermitteln.

Ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer bietet Ihnen in der Berichts-Funktion darum eine einfache Gewinnermittlung auf Einnahmen-Ausgaben Basis an.

Dadurch können Sie Ihre Steuererklärung am Jahresende dann einfach und schnell von einem Steuerberater erstellen lassen,

6. Zusammenarbeit zwischen Rechnungsprogramm und Steuerberater

Wie arbeiten Sie mit einem Rechnungsprogramm mit einem Steuerberater optimal zusammen? Ein gutes Rechnungsprogramm stellt Ihnen dafür zwei Funktionen zur Verfügung:

• Datenexport Ihrer Daten via DATEV
• Einladung Ihres Steuerberaters zu Ihrem Account

Ihr Rechnungsprogramm lässt Sie einerseits Ihre Daten nach DATEV exportieren – das Programm für Steuerberater. Dadurch kann Ihr Steuerberater Ihre Daten direkt weiterverarbeiten.

Alternativ sollten Sie über Ihr Rechnungsprogramm auch ihren Steuerberater zu Ihrem Account einladen können. Dadurch erhält ihr Steuerberater Zugriff auf Ihre Daten und kann sie so schnell korrigieren.