Auf der Suche nach einem Rechnungsprogramm werden Sie sich natürlich zunächst fragen: Was muss ein Rechnungsprogramm eigentlich können?

Die Antwort auf diese Frage hängt zu einem großen Teil natürlich davon ab, was für ein Unternehmen Sie haben und wie Sie Ihr Rechnungsprogramm nutzen wollen.

Das Wichtigste: Rechnungen schreiben

Das zentrale Feature eines Rechnungsprogramms ist klar. Rechnungen erstellen soll es können – und das möglichst schnell und einfach.

Wenn Sie ein Rechnungsprogramm testen, achten Sie darauf, wie lange Sie von der Anmeldung bis zur Fertigstellung Ihrer ersten Rechnung benötigen. Ein guter Indikator dafür, wie intuitiv und nutzerfreundlich die Software ist.

Rund um die Rechnung: Nützliche Zusatz-Features eines Rechnungsprogramms

Wenn Sie Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm schreiben, bietet es sich an, auch alle weiteren Dokumente rund um die Rechnung ebenfalls an Ort und Stelle in der Software zu verwalten – so sorgen Sie für Ordnung und Übersicht.

In vielen Rechnungsprogrammen haben Sie daher die Option, auch Angebote, Lieferscheine, Zahlungserinnerungen, Mahnungen und Zahlungsbestätigungen zu erstellen.

Oft können Sie z.B. auch eine Rechnung direkt aus einem Angebot oder Lieferschein erstellen – das spart zusätzlich Zeit und verhindert Fehler.

Ist ein Rechnungsprogramm das richtige für mich? Ist das nicht nur etwas für größere Unternehmen? Oder Leute mich Buchhaltungskenntnissen?

Diese Fragen werden Sie sich möglicherweise stellen, wenn Sie darüber nachdenken, ein Rechnungsprogramm für Ihr Unternehmen zu nutzen.

Die gute Nachricht: Es gibt Rechnungsprogramme für verschiedene Anforderungen und Ansprüche. Sie müssen nur das passende finden.

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Sind Sie umsatzsteuerpflichtig oder nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung?

In vielen Rechnungsprogrammen können Sie dies in den Einstellungen hinterlegen. Ihre Rechnungen werden dann entsprechend ohne Umsatzsteuer ausgewiesen.

Ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung lässt sich außerdem normalerweise in einem Rechnungsprogramm als Standard auf jeder Rechnung speichern, so dass Sie ihn nicht jedesmal manuell eingeben müssen.

Rechnungsprogramm: Solopreneur oder Team?

Sind Sie Freelancer oder Solopreneur, arbeiten also alleine?

Es gibt Rechnungsprogramme, die speziell auf kleine Unternehmen wie Ihres zugeschnitten sind, mit besonders einfacher und schneller Bedienung, damit mehr Zeit für alles andere bleibt.

Sie haben Mitarbeiter? Viele Rechnungsprogramme bieten einen Mehrbenutzer-Modus an.

Sie können dann Teammitgliedern Zugang zum Rechnungsprogramm geben und deren Zugriffsrechte meist auch individuell verwalten. Geben Sie also einem Mitarbeiter etwa nur Zugriff auf die Rechnungsstellung, nicht aber auf die Berichte im Rechnungsprogramm.

Ein gutes Rechnungsprogramm hat viele Vorteile: Es hat vielfältige Funktionen und ist einfach zu bedienen.

Doch einer der wichtigsten Gründe, ein Rechnungsprogramm zu nutzen ist: Sie sparen eine Menge Zeit. Zeit, die Sie als Gründerin oder Selbstständiger kaum haben und sie lieber in andere Dinge als die Rechnungsstellung investieren möchten.

1. Rechnungsdesign im Rechnungsprogramm

Ihre Rechnungen sind Ihre zweite Visitenkarte – und sollten deshalb natürlich professionell und ansprechend gestaltet sein. Eine individuelle Note, etwa durch Hinzufügen Ihres Firmenlogos sorgt dafür, dass Sie im Gedächtnis bleiben.

Ein Rechnungsprogramm hilft Ihnen, all diese Dinge einfach und effizient umzusetzen. Sie brauchen keine Grafikdesign-Kenntnisse, oder müssen sich mühsam eine Rechnungsvorlage in Word oder Excel zusammenstückeln.

Mit einem Rechnungsprogramm erstellen und gestalten Sie einfach sekundenschnell professionelle Rechnungen.

2. Kunden und Produkte speichern im Rechnungsprogramm

In einem Rechnungsprogramm können Sie Ihre Kunden und Produkte einfach mit einem Mausklick in die Rechnungsvorlage einfügen.

Einmal abgespeichert, stehen ihnen Kunden und Produktdaten jederzeit zur Verfügung.

Mit einem Rechnungsprogramm müssen Sie nie wieder manuell und langwierig Daten eintippen oder per Copy & Paste zusammenschnippeln und dabei womöglich Fehler machen.

3. Mit Rechnungsprogramm die Übersicht behalten

Chaos kostet Zeit. Soviel ist klar. Ein Rechnungsprogramm hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Unternehmensfinanzen, Ihre Kundenrechnungen und Ausgaben zu behalten.

In einem Rechnungsprogramm sehen Sie jederzeit auf einen Blick, welche Rechnungen noch unbezahlt sind, welche erledigt, und wo ein Zahlungsziel überschritten ist und Sie eine Mahnung schreiben sollten – die sie ebenfalls mit wenigen Klicks direkt in der Rechnungssoftware erstellen und senden können.

Das richtige Rechnungsprogramm zu finden ist nicht immer einfach – denn jede Rechnungssoftware bietet andere Funktionen. Als Unternehmer und Gründer müssen Sie daher zuerst abwägen, welche Funktionen Ihr Rechnungsprogramm erfüllen sollte.

Die neun wichtigsten Funktionen sind folgende:

1. Versteuerungs-Option im Rechnungsprogramm

Als Regelunternehmer unterliegen Sie entweder der Soll-Versteuerung oder der Ist-Versteuerung. In den Einstellungen Ihres Rechnungsprogramms sollten Sie daher auswählen können, nach welcher Versteuerungsart Sie an das Finanzamt berichten müssen.

Bei der Soll-Versteuerung wird Ihre Umsatzsteuer sofort zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung fällig. Im Gegensatz dazu müssen Sie bei der Ist-Versteuerung Ihre Umsatzsteuer erst zum Zeitpunkt der Zahlung Ihrer Rechnung abführen.

2. Rechnungsprogramm mit Kleinunternehmer-Funktion

Sind Sie Kleinunternehmer, müssen Sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Auch diesen Status sollte Ihr Rechnungsprogramm berücksichtigen.

Optimal ist es, wenn Sie in Ihrem Rechnungsprogramm zwischen der Option „Kleinunternehmer“ und „Regelunternehmer“ wählen können. Entscheiden Sie sich für die Kleinunternehmer-Option, werden Ihre Rechnungen automatisch umsatzsteuerfrei erstellt.

3. Rechnungsprogramm: Kontaktverwaltung und Produktverwaltung

Eine weitere wichtige Funktion in Ihrem Rechnungsprogramm ist die Kontaktverwaltung und Produktverwaltung. Hier sollten Sie neue Kontakte und Produkte erstellen bzw. per Excel-Datei importieren können.

Dadurch müssen Sie bei Ihrer Rechnungsstellung nicht jedes Mal Name und Adresse des Kunden manuell eintragen, sondern können Ihren Kunden einfach per Dropdown-Menü auswählen.

4. Rechnungsprogramm mit professioneller Rechnungsvorlage

Ein zentrales Element jedes Rechnungsprogramms ist eine professionelle Rechnungsvorlage. Achten Sie darauf, dass die Rechnungsvorlage Ihrer Rechnungssoftware den rechtlichen Rahmenbedingungen entspricht.

Dazu zählen in erster Linie verpflichtende Rechnungsangaben wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsdatum etc.

5. Aktueller Rechnungsstatus in Ihrem Rechnungsprogramm

Je mehr Rechnungen Sie schreiben, umso komplexer wird auch Ihre Buchhaltung. Daher ist es wichtig, dass Ihnen Ihr Rechnungsprogramm immer eine aktuelle Rechnungsübersicht zur Verfügung stellt.

Hier sollte der Status jeder Rechnung dargestellt sein: Wurde Ihre Rechnung bereits geöffnet? Hat Ihr Kunde schon bezahlt? Oder ist Ihre Rechnung überfällig? Eine gute Rechnungssoftware liefert Ihnen diese Informationen auf einen Blick in der Rechnungsübersicht.

6. Rechnungsprogramm mit Banking-Funktion

Ein Rechnungsprogramm sollte Ihnen Ihre Buchhaltung so einfach wie möglich machen. Wichtig ist daher ebenfalls eine integrierte Banking-Funktion, über die Sie Ihr Bankkonto anbinden können.

Ihr Rechnungsprogramm erkennt dann automatisch, welche Zahlung für welche Rechnung bereits eingegangen ist – und markiert die Rechnungen entsprechend als „bezahlt“.

7. Ausgaben-Funktion im Rechnungsprogramm

Neben Ihren Einnahmen müssen Sie natürlich auch Ihre Ausgaben über Ihre Rechnungssoftware verwalten. Das bedeutet: Ihr Rechnungsprogramm sollte es Ihnen ermöglichen, Belege hochzuladen und daraus Ausgaben zu erstellen.

Im Optimalfall verfügt Ihr Rechnungsprogramm über eine Handy-App, über die Sie Belege einfach abfotografieren und automatisch hochladen können.

8. Rechnungsprogramm mit Einnahmen-Ausgaben Übersicht

Am Monatsende möchten Sie vermutlich wissen, wie hoch Ihr Gewinn ausfällt. Ein gutes Rechnungsprogramm bietet Ihnen dafür eine funktionale Einnahmen-Ausgaben Übersicht.

Hier finden Sie übersichtlich eine Darstellung all Ihrer Einnahmen und Ausgaben des entsprechenden Zeitraums mit automatischer Gewinnermittlung.

9. Datenexport in Excel und DATEV

Einmal im Jahr müssen Sie als Unternehmer Ihre Steuererklärung erstellen und an das Finanzamt übermitteln. Viele Unternehmer nutzen dafür die Hilfe eines Steuerberaters, der mithilfe des Programms DATEV Ihre Steuererklärung erstellt.

Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Rechnungsprogramm einen Datenexport über DATEV ermöglicht. Dadurch ist sichergestellt, dass Ihr Steuerberater Ihre Rechnungs-, und Buchhaltungsdaten korrekt weiterverarbeiten kann.