Auf der Suche nach einem Rechnungsprogramm werden Sie sich natürlich zunächst fragen: Was muss ein Rechnungsprogramm eigentlich können?

Die Antwort auf diese Frage hängt zu einem großen Teil natürlich davon ab, was für ein Unternehmen Sie haben und wie Sie Ihr Rechnungsprogramm nutzen wollen.

Das Wichtigste: Rechnungen schreiben

Das zentrale Feature eines Rechnungsprogramms ist klar. Rechnungen erstellen soll es können – und das möglichst schnell und einfach.

Wenn Sie ein Rechnungsprogramm testen, achten Sie darauf, wie lange Sie von der Anmeldung bis zur Fertigstellung Ihrer ersten Rechnung benötigen. Ein guter Indikator dafür, wie intuitiv und nutzerfreundlich die Software ist.

Rund um die Rechnung: Nützliche Zusatz-Features eines Rechnungsprogramms

Wenn Sie Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm schreiben, bietet es sich an, auch alle weiteren Dokumente rund um die Rechnung ebenfalls an Ort und Stelle in der Software zu verwalten – so sorgen Sie für Ordnung und Übersicht.

In vielen Rechnungsprogrammen haben Sie daher die Option, auch Angebote, Lieferscheine, Zahlungserinnerungen, Mahnungen und Zahlungsbestätigungen zu erstellen.

Oft können Sie z.B. auch eine Rechnung direkt aus einem Angebot oder Lieferschein erstellen – das spart zusätzlich Zeit und verhindert Fehler.

Oft lassen sich Selbstständige von der komplizierten Welt der Rechnungsstellung und Buchhaltung abschrecken. Ein Rechnungsprogramm – ist das nicht schrecklich schwierig zu handhaben?

Natürlich gibt es Rechnungsprogramme die sich vor allem an professionelle Nutzer oder welche mit Vorkenntnissen richten.

Diese erkennen Sie oft an einer sehr großen Anzahl sehr spezieller Funktionen, oder auch der verbreiteten Nutzung einer Fachsprache der Rechnungsstellung und Buchhaltung, die für Laien schwer verständlich ist.

Dennoch kommt niemand als Selbstständiger und selbst als Kleinunternehmer um Rechnungsstellung und Buchhaltung herum.

Ein Rechnungsprogramm kann wirklich viel Zeit und Arbeit sparen, Sie sollten jedoch bei der Auswahl darauf achten, dass es auch für Einsteiger leicht zu bedienen ist.

Wir verraten, woran Sie ein einfaches Rechnungsprogramm erkennen:

1. Klare und ansprechende Nutzeroberfläche des Rechnungsprogramms

Ein gut designtes Rechnungsprogramm macht einfach mehr Spaß bei der Arbeit – aber das ist natürlich längst nicht alles.

Ein durchdachtes UI-Design macht die Arbeit mit dem Rechnungsprogramm intuitiv, schnell und sorgt für reibungslose Workflows.

2. Verständliche Sprache des Rechnungsprogramms

Oft lasse sich Sachverhalte in der Rechnungsstellung und Buchhaltung auch vereinfacht beschreiben.

Verzichtet ein Rechnungsprogramm so weit wie möglich auf sperriges Fachvokabular, erleichtert dies den Einstieg ungemein.

3. Funktionen des Rechnungsprogramms

Bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms achten viele Selbstständige vor allem darauf, wie viele Funktionen die Software bietet.

Was sie nicht bedenken: Zu viele Funktionen machen ein Rechnungsprogramm immer auch kompliziert. Überlegen Sie besser genau, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen, und was verzichtbar ist.

Ein gutes Rechnungsprogramm hat viele Vorteile: Es hat vielfältige Funktionen und ist einfach zu bedienen.

Doch einer der wichtigsten Gründe, ein Rechnungsprogramm zu nutzen ist: Sie sparen eine Menge Zeit. Zeit, die Sie als Gründerin oder Selbstständiger kaum haben und sie lieber in andere Dinge als die Rechnungsstellung investieren möchten.

1. Rechnungsdesign im Rechnungsprogramm

Ihre Rechnungen sind Ihre zweite Visitenkarte – und sollten deshalb natürlich professionell und ansprechend gestaltet sein. Eine individuelle Note, etwa durch Hinzufügen Ihres Firmenlogos sorgt dafür, dass Sie im Gedächtnis bleiben.

Ein Rechnungsprogramm hilft Ihnen, all diese Dinge einfach und effizient umzusetzen. Sie brauchen keine Grafikdesign-Kenntnisse, oder müssen sich mühsam eine Rechnungsvorlage in Word oder Excel zusammenstückeln.

Mit einem Rechnungsprogramm erstellen und gestalten Sie einfach sekundenschnell professionelle Rechnungen.

2. Kunden und Produkte speichern im Rechnungsprogramm

In einem Rechnungsprogramm können Sie Ihre Kunden und Produkte einfach mit einem Mausklick in die Rechnungsvorlage einfügen.

Einmal abgespeichert, stehen ihnen Kunden und Produktdaten jederzeit zur Verfügung.

Mit einem Rechnungsprogramm müssen Sie nie wieder manuell und langwierig Daten eintippen oder per Copy & Paste zusammenschnippeln und dabei womöglich Fehler machen.

3. Mit Rechnungsprogramm die Übersicht behalten

Chaos kostet Zeit. Soviel ist klar. Ein Rechnungsprogramm hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Unternehmensfinanzen, Ihre Kundenrechnungen und Ausgaben zu behalten.

In einem Rechnungsprogramm sehen Sie jederzeit auf einen Blick, welche Rechnungen noch unbezahlt sind, welche erledigt, und wo ein Zahlungsziel überschritten ist und Sie eine Mahnung schreiben sollten – die sie ebenfalls mit wenigen Klicks direkt in der Rechnungssoftware erstellen und senden können.

Viele Gründer schreiben ihre Rechnungen anfangs mit Word oder Excel. Ein Rechnungsprogramm hat jedoch viele Vorteile, von denen auch Gründer profitieren können.

Wir stellen Ihnen hier die Funktionen eines Rechnungsprogramms im Vergleich zu Word und Excel vor:

1. Automatische Rechnungsstellung im Rechnungsprogramm

Erstellen Sie eine Rechnung in Word und Excel, müssen Sie Ihre Rechnung manuell schreiben und versenden.

In einem Rechnungsprogramm sind diese Abläufe automatisiert: Angaben wie Rechnungsnummer und Rechnungsdatum werden automatisch vergeben, Ihre Kunden und Produkte können Sie per Dropdown-Menü hinzufügen und Ihre Rechnung anschließend direkt per Mausklick versenden.

2. Rechnungsprogramm mit Rechnungsdesigner

Auch in Word und Excel können Sie eine Rechnung gestalten – es ist aber mit einigen Aufwand verbunden, da Sie Formatierung und Layout selbst anlegen müssen.
Über einen integrierten Rechnungsdesigner können Sie das Design Ihrer Rechnung in einem Rechnungsprogramm per Mausklick ändern und anpassen. Mit einer Rechnungssoftware gehen Sie also sicher, dass Ihre Rechnung immer professionell und seriös aussieht.

3. Rechnungsprogramm: Einfaches Workflow-Management

Mit Word und Excel können einzelne Rechnungen geschrieben werden. Ein Workflow-Management ist jedoch nicht möglich. Das bedeutet, dass Sie Ihren Workflow vom Angebot über die Rechnung bis zur Buchung und Rechnungsverwaltung selbst in die Hand nehmen müssen.

Ein Rechnungsprogramm bietet Ihnen ein effizientes Workflow-Management: Sie können Angebote erstellen, diese bei Annahme direkt in eine Rechnung umwandeln und Zahlungen automatisch mit Ihren Rechnungen abgleichen.

 4. Ausgabenerfassung in einem Rechnungsprogramm

Neben Ihren Einnahmen müssen Sie als Unternehmer auch Ihre Ausgaben verwalten. Über eine Tabelle, in der Sie Ihre Ausgaben manuell eintragen, können Sie in Word und Excel eine Ausgabenübersicht erstellen.

Weniger zeitaufwendig ist es mit einem Rechnungsprogramm: Wenn Sie hier eine Ausgabe erstellen, wird diese automatisch in Ihre Ausgabenübersicht übernommen – und bereits korrekt in Ihrer Buchhaltung verbucht.

5. Rechnungsprogramm mit vollständigen Buchhaltungsfunktionen

Umsatzsteuer-Voranmeldung, Steuererklärung, Zahlungsabgleich – eine vollständige Buchhaltung beinhaltet mehr als nur die Rechnungsstellung. In Word und Excel können Sie diese Buchhaltungsfunktionen nicht abbilden.

Ein Rechnungsprogramm bietet Ihnen hingegen vollständige Berichts-, und Finanzfunktionen. Sie können Ihr Bankkonto mit Ihrer Rechnungssoftware verbinden. Zahlt Ihr Kunde, wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert – Sie müssen nicht erst manuell Ihre Kontoauszüge abgleichen.

Auch Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung wird automatisch über Ihr Rechnungsprogramm versendet und per Mausklick an das Finanzamt übermittelt. Und diese Daten liefern Ihnen gleichzeitig eine optimale Grundlage für Ihre Steuererklärung.

6. Finanzübersicht und Finanzstatus im Rechnungsprogramm

Möchten Sie eine aktuelle Übersicht Ihrer Einnahmen und Ausgaben erstellen oder Ihren Gewinn ermitteln, müssen Sie in Word und Excel dafür eine manuelle Liste pflegen und die Daten selbst eintragen.

In einem Rechnungsprogramm wird Ihnen Ihr aktueller Finanzstatus immer automatisch angezeigt. Sie können außerdem auf Berichtsfunktionen wie Bilanz und EÜR zurückgreifen.

7. Ein Rechnungsprogramm bedeutet weniger Aufwand

Insgesamt sparen Sie mit einem Rechnungsprogramm Zeit und Mühe. Denn viele Prozesse sind automatisiert und dadurch nicht nur zeitsparend, sondern auch weniger fehleranfällig.

Ihre Rechnung erstellen und versenden Sie mit einem Rechnungsprogramm in weniger als einer Minute. Eingehende Zahlungen werden automatisch mit der Rechnung verbucht. Und auch Ihr Finanzstatus wird Ihnen immer automatisch angezeigt.

Dadurch vereint ein Rechnungsprogramm viele Vorteile, die Ihnen eine manuelle Rechnungsstellung über Word und Excel nicht bietet.