Viele Gründer schreiben ihre Rechnungen anfangs mit Word oder Excel. Ein Rechnungsprogramm hat jedoch viele Vorteile, von denen auch Gründer profitieren können.
Wir stellen Ihnen hier die Funktionen eines Rechnungsprogramms im Vergleich zu Word und Excel vor:
1. Automatische Rechnungsstellung im Rechnungsprogramm
Erstellen Sie eine Rechnung in Word und Excel, müssen Sie Ihre Rechnung manuell schreiben und versenden.
In einem Rechnungsprogramm sind diese Abläufe automatisiert: Angaben wie Rechnungsnummer und Rechnungsdatum werden automatisch vergeben, Ihre Kunden und Produkte können Sie per Dropdown-Menü hinzufügen und Ihre Rechnung anschließend direkt per Mausklick versenden.
2. Rechnungsprogramm mit Rechnungsdesigner
Auch in Word und Excel können Sie eine Rechnung gestalten – es ist aber mit einigen Aufwand verbunden, da Sie Formatierung und Layout selbst anlegen müssen.
Über einen integrierten Rechnungsdesigner können Sie das Design Ihrer Rechnung in einem Rechnungsprogramm per Mausklick ändern und anpassen. Mit einer Rechnungssoftware gehen Sie also sicher, dass Ihre Rechnung immer professionell und seriös aussieht.
3. Rechnungsprogramm: Einfaches Workflow-Management
Mit Word und Excel können einzelne Rechnungen geschrieben werden. Ein Workflow-Management ist jedoch nicht möglich. Das bedeutet, dass Sie Ihren Workflow vom Angebot über die Rechnung bis zur Buchung und Rechnungsverwaltung selbst in die Hand nehmen müssen.
Ein Rechnungsprogramm bietet Ihnen ein effizientes Workflow-Management: Sie können Angebote erstellen, diese bei Annahme direkt in eine Rechnung umwandeln und Zahlungen automatisch mit Ihren Rechnungen abgleichen.
4. Ausgabenerfassung in einem Rechnungsprogramm
Neben Ihren Einnahmen müssen Sie als Unternehmer auch Ihre Ausgaben verwalten. Über eine Tabelle, in der Sie Ihre Ausgaben manuell eintragen, können Sie in Word und Excel eine Ausgabenübersicht erstellen.
Weniger zeitaufwendig ist es mit einem Rechnungsprogramm: Wenn Sie hier eine Ausgabe erstellen, wird diese automatisch in Ihre Ausgabenübersicht übernommen – und bereits korrekt in Ihrer Buchhaltung verbucht.
5. Rechnungsprogramm mit vollständigen Buchhaltungsfunktionen
Umsatzsteuer-Voranmeldung, Steuererklärung, Zahlungsabgleich – eine vollständige Buchhaltung beinhaltet mehr als nur die Rechnungsstellung. In Word und Excel können Sie diese Buchhaltungsfunktionen nicht abbilden.
Ein Rechnungsprogramm bietet Ihnen hingegen vollständige Berichts-, und Finanzfunktionen. Sie können Ihr Bankkonto mit Ihrer Rechnungssoftware verbinden. Zahlt Ihr Kunde, wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert – Sie müssen nicht erst manuell Ihre Kontoauszüge abgleichen.
Auch Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung wird automatisch über Ihr Rechnungsprogramm versendet und per Mausklick an das Finanzamt übermittelt. Und diese Daten liefern Ihnen gleichzeitig eine optimale Grundlage für Ihre Steuererklärung.
6. Finanzübersicht und Finanzstatus im Rechnungsprogramm
Möchten Sie eine aktuelle Übersicht Ihrer Einnahmen und Ausgaben erstellen oder Ihren Gewinn ermitteln, müssen Sie in Word und Excel dafür eine manuelle Liste pflegen und die Daten selbst eintragen.
In einem Rechnungsprogramm wird Ihnen Ihr aktueller Finanzstatus immer automatisch angezeigt. Sie können außerdem auf Berichtsfunktionen wie Bilanz und EÜR zurückgreifen.
7. Ein Rechnungsprogramm bedeutet weniger Aufwand
Insgesamt sparen Sie mit einem Rechnungsprogramm Zeit und Mühe. Denn viele Prozesse sind automatisiert und dadurch nicht nur zeitsparend, sondern auch weniger fehleranfällig.
Ihre Rechnung erstellen und versenden Sie mit einem Rechnungsprogramm in weniger als einer Minute. Eingehende Zahlungen werden automatisch mit der Rechnung verbucht. Und auch Ihr Finanzstatus wird Ihnen immer automatisch angezeigt.
Dadurch vereint ein Rechnungsprogramm viele Vorteile, die Ihnen eine manuelle Rechnungsstellung über Word und Excel nicht bietet.