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Wie muss eine Rechnungsnummer aussehen?

Nach dem Umsatzsteuergesetz muss die Rechnungsnummer einmalig und fortlaufend sein; fortlaufend numerisch macht Sinn für das Rechnungsausgangsbuch.

Wie definiert das Umsatzsteuergesetz die Rechnungsnummer?

Nach dem Umsatzsteuergesetz, Paragraph 14 Abs. 4 Nr. 4, der Norm zur Ausstellung von Rechnungen, ist die Rechnungsnummer definiert als: “eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)”.

Was ist eine einmalige Rechungsnummer?

Sie dürfen eine Rechnungsnummer nur einmal vergeben. Wenn Sie eine Rechnungsnummer zweimal vergeben, wird das Finanzamt sicher nachfragen und wenn Sie keine Begründung und Originalbelege parat haben, dann kommen Sie in Erklärungsnot.

Bei allem, was das Finanzamt suspekt findet, liegt die Beweisschuld bei Ihnen. In dem Fall, dass Sie eine Rechnung zurücknehmen und stornieren, sollten Sie darauf achten, dass Sie niemals die gleiche Rechnungsnummer vergeben.

Best Practice ist, wenn Sie die “falsche” Rechnung durch eine Gutschrift ausgleichen und eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer erstellen. Die Gutschrift sollte auf die Rechnungsnummer der Ausgangsrechnung hinweisen.

Für Sie zum kostenlosen Download: Kostenlose Gutschrift in Word oder Excel.

Warum macht eine fortlaufende Rechungsnummer Sinn?

Durch die fortlaufende Rechnungsnummer vermeiden Sie, dass Sie eine Rechnungsnummer doppelt vergeben. Die Rechnungsnummer sollten Sie so einfach wie möglich halten: Eins, zwei, drei, etc….wäre perfekt. Durch die einfache Nummerierung kommen Sie nicht durcheinander und Sie können die Rechnungen nacheinander im Rechnungsausgangsbuch abheften.

Nach dem Handelsgesetzbuch sind Sie als Kaufmann verpflichtet Bücher zu führen. Rechnungen müssen Sie übrigens zehn Jahre aufbewahren. Ordnung zahlt sich deshalb aus. Das Handelsgesetzbuch sagt nämlich auch, dass ein Dritter die Unterlagen schnell und zügig Ihre Unterlagen überblicken können müssen.

Auch bei Gutschriften gilt das gleiche Prinzip der Rechnungsnummern wie bei den Rechnungen. Es würde Sinn machen sich eine eigenen Rechnungsnummernkreis für die Gutschriften anzulegen.

Dürfen Sonderzeichen in der Rechungsnummer sein?

Ja, aber sie sollten daran denken, dass Sie dann auch unterschiedliche Nummernkreise erstellen müssen.

Ein Beispiel:
Nummernkreis 1: Lieferant1 + Datum
Nummerkreis 2: Lieferant2 + Datum
Nummerkreis 3: 1, 2, 3, etc….

Je mehr Nummernkreise sie nutzen, desto schwieriger ist die Ablage und desto mehr müssen Sie auf eindeutige Rechnungsnummern achten und tunlichst Sprünge bei den Rechnungsnummern vermeiden. “Löcher” in der Buchhaltung sind nie gut.

In der kostenlosen Rechungsvorlage bei Deutsche Rechnungsvorlage finden Sie ein voreingestelltes Feld für die Rechnungsnummer.