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Was muss eine Rechnung enthalten?

Das deutsche Umsatzsteuergesetz legt genau fest, was auf einer ordnungsgemäßen Rechnung stehen muss, damit sie rechtlich gültig ist. Sinn und Zweck von Rechnungsvorlagen ist, dass diese Informationen voreingestellt sind.

Rechung nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz

Folglich wird vom Leistungsempfänger und vom leistenden Unternehmen gesprochen. Der Leistungsempfänger ist Ihr Kunde und das leistende Unternehmen ist dementsprechend Ihr Unternehmen.

Nach dem Umsatzsteuergesetz muss eine gültige Rechnung folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift Leistungsempfänger
  • Name und Anschrifft leistendes Unternehmen
  • Steuernummer oder Steuernummer-Identifikationsnummer leistenden Unternehmens
  • Steuernummer oder Steuernummer-Identifikationsnummer Leistungsempfängers
  • Ausstellungsdatum
  • Einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Produkte; alternativ: Art und Umfang sonstiger Leistungen
  • Lieferungszeitpunkt oder Leistungszeitpunkt
  • Nettobetrag plus entsprechender Mehrwertsteuersatz

In der kostenlosen Rechnungsvorlage in Word oder Excel finden Sie alle Felder für eine gültige Rechnung, die Sie einfach nur ausfüllen müssen. Ob Sie die Rechnungsvorlage in Excel oder Word wählen steht Ihnen frei.

Die einzelnen Rechnungsangaben erklären wir Ihnen folglich kurz.

Name und Anschrift Leistungsempfänger

Stellen Sie sicher, dass der Name korrekt geschrieben ist. Nichts kann einen Kunden so verärgern, wie ein falsch geschriebener Name. Die korrekte Adresse ist nicht nur wichtig, damit die Rechnung ankommt, sondern auch weil das Finanzamt sie im Zweifelsfall auf die Richtigkeit überprüfen sollte.

Name und Anschrift des leistendenden Unternehmens

Auch hier gilt, dass das Finanzamt im Zweifel die Richtigkeit prüfen kann und muss. Auch so simple Sachen wie die Leserlichkeit ist wichtig, denn sonst könnte das Finanzamt die Rechnung nicht als Originalbeleg anerkennen.

Steuernummer oder Steuernummer-Identifikationsnummer

Die Steuernummer und Steuernummer-Identifikationsnummer ist sowohl von Ihrer Seite, als auch von der des Kunden notwendig. Im Inland reicht die Steuernummer des Kunden, aber wenn Ihr Kunde im Ausland sitzt, benötigen Sie dessen Steuernummer-Identifikationsnummer.

Ausstellungsdatum und Falligkeitsdatum auf der Rechnung festlegen

Vergessen Sie nicht, das Ausstellungsdatum, die Zahlungsfrist und damit ein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung festzulegen. Nichts ist so schädlich für Ihr Unternehmen als unzuverlässige Kunden und zu spät gezahlte Rechnungen.

Mit dem Fälligkeitsdatum setzen Sie Ihrem Kunden eine offensichtliche Zahlungsfrist. Wenn er diese nicht einhält, können Sie ihn daran erinnern die Rechung zu zahlen oder gleich eine Mahnung schreiben, in der Sie Verzugszinsen festlegen.

Eine Vorlage in Word für eine Mahnung können Sie kostenlos herunterladen.

Einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer vergeben

Die Rechnungsnummer sollte fortlaufend sein, d.h. Sie könnnen einfach eine simple Nummerierung nehmen wie eins, zwei, drei, etc. wählen. Wichtig ist, dass Sie die Rechnungsnummer nur einmalig vergeben. Wie eine Rechnungsnummer auszusehen hat, ist im Umsatzsteuergesetz definiert.

Lesen Sie, wie Rechnungsnummer und Rechnungsausgangsbuch zusammenhängen.

Menge und Art der gelieferten Produkte oder Art und Umfang sonstiger Leistungen

Der Kunde bekommt das, für was er zahlt. Damit keine Missverständnisse aufkommen, sollten Sie jede Ware, jede Leistung und jede Zusatzlseistung benennen, damit es im Zweifelfall nicht zu Missverständnissen kommt.

Lieferungszeitpunkt oder Leistungszeitpunkt festhalten

Wenn Sie den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistung nennen und damit schriftlich festhalten, kann dieser Vermerk im Zweifel ein wichtiger Rechtsvermerk sein.

Nettobetrag plus entsprechenden Mehrwertsteuersatz ausweisen

Den Rechnungsbetrag sollten Sie als Nettobetrag ausweisen, d.h. ohne Mehrwertsteuer. In Deutschland gibt es den differenzierten Mehrwertsteuersatz, d.h. 7% für Dienstleistungen 19% für Produkte.

Weitere sinnvolle Rechnungsangaben für Ihre Rechnung

Auf einer Rechnung sollte auch Rechnung klar als Überschrift stehen. Ihr Kunde und das Finanzamt müssen die Rechnung mit einem Blick identifizieren können.
Mit weiteren Rechnungsangaben, wie den Bankdaten, eine Notiz zur Lieferung oder Ihre E-Mail können Sie Ihrem Kunden das Leben einfacher machen. So hat Ihr Kunde alle Daten auf einen Blick.

Auch in der kostenlosen Rechnungsvorlage von Deutsche Rechnungsvorlage können Sie beliebig die Rechnungsangaben ergänzen, die für Sie und Ihren Kunden wichtig sind und die Rechnungsvorlage Ihrem Bedarf anpassen.