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Eine professionelle Rechnung schreiben – so geht’s!

Unternehmer schreibt eine Rechnung auf seinem Laptop


Als Unternehmer verkaufen Sie Lieferungen oder Leistungen an Ihre Kunden. In der Praxis wissen Sie, dass Sie bei einer solchen geschäftlichen Tätigkeit eine Rechnung schreiben müssen. Erfahren Sie hier, warum das so ist – und was Sie beim Rechnung schreiben beachten sollten.

Wer muss eigentlich Rechnungen schreiben?

Jeder Unternehmer, der entgeltpflichtige Lieferungen oder Leistungen an Kunden erbringt, muss eine Rechnung schreiben. Geregelt ist diese Vorschrift in §14 Umsatzsteuergesetz. Hier erfahren Sie auch, welche rechtlichen Anforderungen eine Rechnung erfüllen muss.

Aber nicht nur Unternehmer, auch Privatpersonen können eine Rechnung schreiben. Beispielsweise wenn Sie Ihr altes Auto privat an Ihren Nachbarn verkaufen. Beachten Sie aber: Eine Privatrechnung muss immer umsatzsteuerfrei sein.

Wann und warum muss ich eine Rechnung schreiben?

Das Gesetz sieht vor, dass Sie innerhalb von sechs Monaten nach erbrachter Leistung oder Lieferung eine Rechnung schreiben müssen.

Mit dieser Rechnung dokumentieren Sie nicht nur Ihre Forderung gegenüber Ihrem Kunden. Sie dient gleichzeitig auch als Beleg für Ihre Buchhaltung. Denn getreu dem Prinzip “Keine Buchung ohne Beleg!” müssen Sie beim Finanzamt für jede Einnahme und jede Ausgabe einen Beleg in Form einer Rechnung, Quittung oder ähnliches vorweisen.

Wie schreibe ich eine Rechnung?

Wenn Sie eine Rechnung schreiben, müssen Sie besondere Regelungen beachten. Folgende Angaben muss Ihre Rechnung laut §14 Umsatzsteuergesetz erfüllen:

  1. Name und Anschrift des Leistungserbringers
  2. Steuernummer des Leistungserbringers
  3. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  4. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  5. Rechnungsdatum
  6. Leistungsdatum oder Lieferdatum
  7. Art und Menge der Ware oder der Dienstleistung
  8. Nettopreis, Umsatzsteuer-Satz, Umsatzsteuer-Betrag und Bruttopreis

Rechnung mit allen rechtskonformen Rechnungsangaben

Wie schreibe ich eine Kleinbetragsrechnung?

Bei einer Kleinbetragsrechnung unter 150€ (inkl. Umsatzsteuer) können Sie auf gewisse Rechnungsangaben verzichten. Folgende Inhalte müssen Bestandteil Ihrer Kleinbetragsrechnung sein:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers
  • Rechnungsdatum
  • Art und Menge der Ware oder der Dienstleistung
  • Nettopreis, Umsatzsteuer-Satz und Bruttopreis

Kleinunternehmerrechnung schreiben – so geht’s

Als Regelunternehmer zahlen Sie Umsatzsteuer an das Finanzamt. Beträgt Ihr Umsatz jährlich jedoch weniger als 17.500€, gelten Sie als Kleinunternehmer. In diesem Fall müssen Sie nach §19 Umsatzsteuergesetz keine Umsatzsteuer abführen.

Wenn Sie eine Kleinunternehmerrechnung schreiben, dürfen Sie daher keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Ihre Rechnung ist umsatzsteuerfrei.

Zusätzlich müssen Sie Ihre Kunden auf Ihren Kleinunternehmerstatus hinweisen. Beispielsweise durch einen Vermerk wie “Nach §19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer”.

Rechnungen schreiben ins EU-Ausland

Wenn Sie an einen Kunden im EU-Ausland eine Rechnung schreiben, gelten besondere Regelungen. Dabei müssen Sie in einem ersten Schritt bestimmen, ob Sie Regelunternehmer (also umsatzsteuerpflichtig) oder Kleinunternehmer (umsatzsteuerbefreit) sind. Folgende drei Fallkonstellationen können sich ergeben:

1. Sie und Ihr Kunde sind beide Regelunternehmer

Sie sind Regelunternehmer und schreiben eine Rechnung an einen anderen Regelunternehmer im EU-Ausland? Dann gilt das so genannte Reverse-Charge Verfahren. Nicht Sie müssen dann Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, sondern Ihr Kunde. Ihre Rechnung beinhaltet also 0% Umsatzsteuer.

Die Voraussetzung für die Anwendung des Reverse-Charge Verfahrens ist, dass Sie beim Rechnung schreiben sowohl Ihre eigene Umsatzsteuer-ID, als auch die Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden angeben.

2. Sie sind Regelunternehmer, Ihr Kunde ist aber eine Privatperson / ein Kleinunternehmer

Sie sind Regelunternehmer und schreiben eine Rechnung an eine Privatperson oder einen Kleinunternehmer im EU-Ausland? Dann greift das Reverse-Charge Verfahren nicht. Sie müssen ganz regulär Umsatzsteuer von 19% oder 7% (ermäßigter Steuersatz) auf Ihrer Rechnung ausweisen.

3. Sie sind Kleinunternehmer

Sie sind Kleinunternehmer? Dann dürfen Sie beim Rechnung schreiben keine Umsatzsteuer ausweisen – Ihre Rechnung ist umsatzsteuerfrei. Dabei ist es irrelevant, ob Ihr Kunde ein Regelunternehmer, ein Kleinunternehmer oder eine Privatperson ist.

Wie gestalte ich meine Rechnung professionell?

Um bei Kunden einen professionellen Eindruck zu vermitteln, sollte Ihre Rechnung nicht nur den rechtlichen Vorgaben entsprechen, sondern auch entsprechend professionell gestaltet sein.

Beispiele mehrerer Rechnungen mit unterschiedlichen Rechnungsdesigns

 

Mit wenigen Ausnahmen wie beispielsweise künstlerisch-kreative Berufe, ist ein schlichtes, seriöses Rechnungsdesign empfehlenswert. Dazu zählt vor allem eine klare Rechnungsstruktur und Gliederung, eine reduzierte Farbgestaltung sowie die Verwendung von Standard-Schriftarten wie Arial oder Calibri.

Wenn Sie eine Rechnung schreiben, ist es außerdem sinnvoll, Ihr Corporate Design in die Gestaltung einfließen zu lassen. Wichtigste Maßnahme dabei ist die Platzierung Ihres Firmenlogos auf der Rechnung. Dadurch erzielen Sie auch über Ihre Rechnungen einen Marken-, und Wiedererkennungseffekt bei Ihren Kunden.

5 Gründe, warum Sie Ihre Rechnung online schreiben sollten

Müssen Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, empfiehlt sich die Nutzung eines Online Rechnungsprogramms. Eine Rechnung online schreiben hat viele Vorteile:

  • Ihre Rechnungsvorlage ist durch regelmäßige Updates immer aktuell und rechtskonform
  • Sie sparen Zeit, indem Sie Ihre Rechnungen mit wenigen Mausklicks online schreiben und versenden
  • Sie können Ihre Rechnungen auch unterwegs schreiben – egal ob mit Laptop, Tablet oder Smartphone
  • Sie können Online-Zahlungsoptionen in Ihre Rechnung einbinden und werden dadurch schneller bezahlt
  • Sie speichern Ihre Dokumente sicher in der Cloud und sind unabhängig von der lokalen Speicherkapazität Ihres PCs